Cum să trimiți un e-mail unui participant

Platforma Kwiga oferă mai multe instrumente care vă permit să trimiteți e-mailuri rapid și convenabil – fie manual, fie automat, către un participant individual sau către un grup. Îi puteți notifica despre o lecție nouă, puteți trimite instrucțiuni legate de comandă sau puteți retrimite un e-mail de activare. Acest articol vă va ajuta să înțelegeți cum și când să folosiți fiecare metodă disponibilă.

Reamintește accesul la cont

Uneori, participanții nu se pot conecta la contul lor sau și-au uitat parola. În astfel de cazuri, puteți trimite manual un e-mail cu un link temporar de autentificare. Este convenabil și rapid – participantul va primi un e-mail cu un buton care îi permite să se conecteze fără parolă sau cod.

În fișa contactului dorit, faceți clic pe Reamintește accesul la cont.

Participantul va primi un e-mail care conține un link temporar ce va fi activ timp de 20 de minute – suficient timp pentru ca utilizatorul să se conecteze și să continue învățarea rapid.

Exemplu de e-mail de reamintire a accesului la cont:

Retrimite e-mailul de activare

Dacă un participant nu și-a confirmat e-mailul sau a pierdut e-mailul de înregistrare, îl puteți retrimite rapid.

1. Mergeți la secțiunea CRM → Contacte.

2. Găsiți participantul dorit după e-mail sau nume. Bifați caseta de lângă acest participant.

3. Faceți clic pe butonul Acțiuni în masă.

4. Alegeți acțiunea: Contacte → Trimite e-mail de activare.

După ce e-mailul este trimis, faceți clic pe Continuă.

Astfel, participantul va primi un e-mail de la școala dvs. și poate urma linkul pentru a se conecta la profilul său.

Cum arată șablonul e-mailului de activare al sistemului:

Trimiterea unui e-mail prin campanii

Acest instrument este util atunci când trebuie să trimiteți informații nu doar unui singur participant, ci unui întreg grup sau chiar tuturor clienților. Campaniile sunt un instrument flexibil pentru mementouri, felicitări, instrucțiuni sau mesaje promoționale. Puteți crea un șablon o singură dată și îl puteți folosi pentru comunicări unice sau regulate.

1. Mergeți la secțiunea Campanii de e-mail → Trimitere e-mailuri.

2. Faceți clic pe + Campanie nouă.

3. Adăugați Numele campaniei și selectați lista de participanți care ar trebui să primească trimiterea. Dacă este necesar, puteți crea o listă cu un singur contact.

Notă: Puteți crea campanii pentru un segment sau pentru o listă statică (obișnuită) de contacte. Dacă nu sunteți sigur ce tip să alegeți, vă recomandăm să folosiți o listă statică – este mai convenabilă, mai ales pentru newslettere unice.

4. Creați sau selectați șablonul de e-mail dorit.

5. Configurați când să fie trimisă campania și fie o programați, fie o trimiteți imediat.

Șabloanele pregătite dinainte ajută la economisirea timpului și asigură consecvența în comunicare. Puteți avea șabloane separate pentru fiecare tip de situație – acest lucru va face comunicarea dvs. profesională și plăcută pentru participanți.

Trimiterea unui e-mail prin comenzi

Această metodă este cea mai potrivită pentru situațiile care implică plăți, facturi sau detalii ale comenzii. Toate comenzile conțin deja informații de contact, astfel încât puteți trimite cu ușurință mesajul potrivit direct din fișa comenzii. De exemplu, puteți trimite un e-mail cu un link de plată – cu condiția să existe o factură neplătită în comandă.

1. Mergeți la secțiunea CRM → Contacte.

2. Găsiți participantul dorit după e-mail sau nume și deschideți fișa de contact.

3. Mergeți la fila Comenzi.

4. Selectați comanda dorită din listă sau creați una nouă și adăugați o plată neefectuată.

5. În fișa comenzii, în partea de jos, găsiți plata neefectuată și faceți clic pe pictograma plic pentru a trimite e-mail.

6. Alegeți un șablon, de exemplu – „Notificare că a fost adăugată o plată”, și introduceți subiectul e-mailului dacă este necesar.

7. Faceți clic pe Trimite.

Mai multe detalii despre crearea comenzilor veți găsi într-un articol separat.

E-mailuri automate despre deschiderea lecțiilor noi

Kwiga trimite automat e-mailuri participanților atunci când o lecție nouă devine disponibilă pentru ei. E-mailul include titlul lecției și un buton cu un link către platformă.

Dacă adăugați o lecție nouă la un curs în desfășurare și doriți ca participanții să primească o notificare – setați pur și simplu ora de deschidere a lecției puțin mai târziu decât momentul în care a fost adăugată. De exemplu, dacă adăugați lecția astăzi la 12:00, setați ora de deschidere la 13:00 sau mai târziu.

Notă: Sistemul trimite e-mailuri automate doar dacă ora de deschidere a lecției este specificată clar și este amânată cu cel puțin 30 de minute. Acest lucru oferă platformei suficient timp pentru a genera și trimite notificarea.

Mai multe detalii despre configurarea întârzierilor sunt disponibile într-un articol separat.

Această abordare îi ține pe participanți informați cu efort minim și face experiența de învățare mai structurată și mai confortabilă.