Jak poslat e-mail účastníkovi

Platforma Kwiga nabízí několik nástrojů, které vám umožňují posílat e-maily rychle a pohodlně – buď ručně, nebo automaticky, jednotlivému účastníkovi nebo skupině. Můžete je informovat o nové lekci, poslat pokyny k objednávce nebo znovu odeslat aktivační e-mail. Tento článek vám pomůže pochopit, jak a kdy použít každou dostupnou metodu.

Připomenout přístup k účtu

Někdy se účastníci nemohou přihlásit ke svému účtu nebo zapomněli heslo. V takových případech můžete ručně odeslat e-mail s dočasným přihlašovacím odkazem. Je to pohodlné a rychlé – účastník obdrží e-mail s tlačítkem, které mu umožní přihlásit se bez hesla nebo kódu.

Na kartě požadovaného kontaktu klikněte na Připomenout přístup k účtu.

Účastník obdrží e-mail obsahující dočasný odkaz, který bude aktivní 20 minut – dostatek času na to, aby se uživatel přihlásil a mohl rychle pokračovat ve studiu.

Příklad e-mailu s připomenutím přístupu k účtu:

Znovu odeslat aktivační e-mail

Pokud účastník nepotvrdil svůj e-mail nebo ztratil registrační e-mail, můžete jej rychle odeslat znovu.

1. Přejděte do sekce CRM → Kontakty.

2. Najděte požadovaného účastníka podle e-mailu nebo jména. Zaškrtněte políčko vedle tohoto účastníka.

3. Klikněte na tlačítko Hromadné akce.

4. Vyberte akci: Kontakty → Odeslat aktivační e-mail.

Po odeslání e-mailu klikněte na Pokračovat.

Tímto způsobem účastník obdrží e-mail z vaší školy a může pomocí odkazu přejít do svého profilu.

Jak vypadá šablona systémového aktivačního e-mailu:

Odeslání e-mailu přes kampaně

Tento nástroj je užitečný, když potřebujete poslat informace nejen jednomu účastníkovi, ale celé skupině nebo dokonce všem klientům. Kampaně jsou flexibilní nástroj pro připomínky, přání, pokyny nebo propagační zprávy. Šablonu můžete vytvořit jednou a používat ji pro jednorázovou i pravidelnou komunikaci.

1. Přejděte do sekce E-mailové kampaně → Rozesílka e-mailů.

2. Klikněte na + Nová kampaň.

3. Přidejte Název kampaně a vyberte seznam účastníků, kteří mají rozesílku obdržet. V případě potřeby můžete vytvořit seznam pouze s jedním kontaktem.

Poznámka: Kampaně můžete vytvářet pro segment nebo pro statický (běžný) seznam kontaktů. Pokud si nejste jistí, který typ zvolit, doporučujeme použít statický seznam – je to pohodlnější, zejména pro jednorázové newslettery.

4. Vytvořte nebo vyberte požadovanou e-mailovou šablonu.

5. Nastavte, kdy se má rozesílka odeslat, a buď ji naplánujte, nebo odešlete ihned.

Předem připravené šablony pomáhají šetřit čas a zajišťují konzistentnost komunikace. Můžete mít samostatné šablony pro každý typ situace – vaše komunikace tak bude působit profesionálně a příjemně pro účastníky.

Odeslání e-mailu přes objednávky

Tato metoda se nejlépe hodí pro situace týkající se plateb, faktur nebo detailů objednávky. Všechny objednávky již obsahují kontaktní údaje, takže můžete snadno odeslat příslušnou zprávu přímo z karty objednávky. Můžete například poslat e-mail s platebním odkazem – za předpokladu, že v objednávce je neuhrazená faktura.

1. Přejděte do sekce CRM → Kontakty.

2. Najděte požadovaného účastníka podle e-mailu nebo jména a otevřete jeho kontaktní kartu.

3. Přejděte na kartu Objednávky.

4. Vyberte požadovanou objednávku ze seznamu nebo vytvořte novou a přidejte neuhrazenou platbu.

5. Na kartě objednávky dole najděte neuhrazenou platbu a kliknutím na ikonu obálky Odeslat e-mail.

6. Vyberte šablonu, například „Oznámení o přidání platby,“ a v případě potřeby zadejte předmět e-mailu.

7. Klikněte na Odeslat.

Více podrobností o vytváření objednávek najdete v samostatném článku.

Automatizované e-maily o otevření nových lekcí

Kwiga automaticky odesílá účastníkům e-maily, když je pro ně k dispozici nová lekce. E-mail obsahuje název lekce a tlačítko s odkazem na platformu.

Pokud přidáváte novou lekci do probíhajícího kurzu a chcete, aby účastníci obdrželi oznámení – jednoduše nastavte čas otevření lekce o něco později, než byl čas jejího přidání. Například pokud lekci přidáte dnes ve 12:00, nastavte čas otevření na 13:00 nebo později.

Poznámka: Systém odesílá automatizované e-maily pouze tehdy, pokud je čas otevření lekce jasně určen a zpožděn alespoň o 30 minut. To dává platformě dostatek času na vygenerování a odeslání oznámení.

Více podrobností o nastavení zpoždění je k dispozici v samostatném článku.

Tento přístup udržuje účastníky informované s minimálním úsilím a činí studium strukturovanějším a pohodlnějším.