Doručování zpráv: proč emaily nepřicházejí a jak to napravit

Na platformě Kwiga můžete odesílat různé typy e-mailů: běžné kampaně, e-maily prostřednictvím automatizace a systémové zprávy (aktivace, potvrzení platby, oznámení o kontrole cvičení atd.). Někdy se ale stane, že e-maily příjemcům nedorazí.

Co je bounce (Bounce)

Bounce je selhání doručení, ke kterému dojde, když poštovní server nemůže doručit zprávu příjemci.

Když odešlete e-mail přes Kwiga, nejprve dorazí na naše servery a poté je předán na poštovní server příjemce (Gmail, Outlook atd.). Pokud server příjemce nemůže e-mail z jakéhokoli důvodu přijmout, odešle zpět zprávu s vysvětlením problému. Tato zpráva se nazývá bounce. 

Níže se podíváme na různé typy bounce zpráv a nejčastější důvody, proč e-maily příjemcům nedorazí.

1. Trvalý bounce (Hard Bounce)

Jedná se o konečné selhání doručení – e-mail už nikdy nebude doručen. Hlavní důvody:

• Neexistující e-mailová adresa – nejčastější důvod

• Neexistující doména – doména v adrese neexistuje

• Blokovaný odesílatel – příjemce zablokoval vaši adresu

• Odmítnutí serverem – poštovní server trvale odmítá e-maily atd.

2. Dočasný bounce (Soft Bounce)

Jedná se o dočasný problém, který lze vyřešit. Hlavní důvody:

• Schránka je plná – příjemce už nemá volné místo

• Dočasné problémy serveru – server je nedostupný nebo přetížený

• Velká velikost e-mailu – e-mail je příliš velký

• Spamové filtry – e-mail skončil ve spamu

• Problémy s DNS – dočasné problémy s nastavením domény atd.

Proč se e-mail klientovi už neposílá

Pokud byl dříve u e-mailové adresy klienta zaznamenán bounce, systém Kwiga automaticky přestane na tuto adresu posílat e-maily. Jde o důležitý ochranný mechanismus, který funguje v zájmu všech uživatelů platformy, včetně vašich ostatních studentů.

Když se i nadále pokoušíte posílat e-maily na takové neplatné adresy, poskytovatelé e-mailových služeb vás začnou považovat za spammera. To může vést k tomu, že vaše e-maily budou končit ve spamu i u klientů, kteří je očekávají.

Navíc to pomáhá dodržovat zásady poskytovatelů e-mailových služeb. Gmail, Outlook a další služby mohou zablokovat odesílatele, který ignoruje bounce zprávy a dál posílá e-maily na neexistující adresy. 

Jak obnovit odesílání

Někdy se situace může změnit. Klient například vyprázdnil svou plnou schránku. V takových případech lze odesílání e-mailů obnovit.

Pokud vám klient sdělil, že byl problém vyřešen, kontaktujte podporu Kwiga. Nezapomeňte uvést přesnou e-mailovou adresu, pro kterou je potřeba odesílání obnovit, a popsat, co bylo provedeno k vyřešení problému. Například: „Klient potvrdil, že vyprázdnil svou schránku.“

Podpora situaci analyzuje, zkontroluje historii bounce zpráv a pokud to bude možné, obnoví odesílání e-mailů na uvedenou adresu.

Co dělat, pokud student při registraci zadal nesprávný e-mail, je popsáno v samostatném článku.

Kontrola databáze před importem

Pokud plánujete importovat databázi e-mailů pro kampaně, kterou sbíráte už dlouhou dobu, důrazně doporučujeme před nahráním do Kwiga zkontrolovat její kvalitu.

Před importem byste měli odstranit zjevně nesprávné adresy s překlepy, bez symbolu @ nebo s neexistujícími doménami. U velkých databází je užitečné použít speciální služby pro ověření e-mailů, které kontrolují, zda jsou adresy platné. 

Poznámka: V případě potřeby můžete také kontaktovat podporu Kwiga a získat další konzultace ohledně ověření vaší databáze kontaktů (může být zpoplatněno samostatně).