Como enviar um e-mail para um participante

A plataforma Kwiga oferece várias ferramentas que permitem enviar emails de forma rápida e conveniente – manualmente ou automaticamente, para um participante individual ou para um grupo. Pode notificá-los sobre uma nova aula, enviar instruções relacionadas com o pedido ou reenviar um email de ativação. Este artigo vai ajudá-lo a compreender como e quando usar cada método disponível.

Lembrar o acesso à conta

Por vezes, os participantes não conseguem iniciar sessão na sua conta ou esqueceram-se da palavra-passe. Nesses casos, pode enviar manualmente um email com uma ligação temporária de início de sessão. É conveniente e rápido – o participante receberá um email com um botão que lhe permite iniciar sessão sem palavra-passe nem código.

No cartão do contacto pretendido, clique em Lembrar acesso à conta.

O participante receberá um email com uma ligação temporária que ficará ativa durante 20 minutos – tempo suficiente para o utilizador iniciar sessão e continuar a aprender rapidamente.

Exemplo de um email de lembrete de acesso à conta:

Reenviar o email de ativação

Se um participante não confirmou o seu email ou perdeu o email de registo, pode reenviá-lo rapidamente.

1. Vá para a secção CRM → Contactos.

2. Encontre o participante pretendido pelo email ou nome. Marque a caixa ao lado deste participante.

3. Clique no botão Ações em massa.

4. Escolha a ação: Contactos → Enviar email de ativação.

Assim que o email for enviado, clique em Continuar.

Desta forma, o participante receberá um email da sua escola e poderá seguir a ligação para iniciar sessão no seu perfil.

Aspeto do modelo de email de ativação do sistema:

Enviar um email através de campanhas

Esta ferramenta é útil quando precisa de enviar informação não apenas a um participante, mas a um grupo inteiro ou até a todos os clientes. As campanhas são uma ferramenta flexível para lembretes, saudações, instruções ou mensagens promocionais. Pode criar um modelo uma vez e usá-lo para comunicações pontuais ou regulares.

1. Vá para a secção Campanhas de email → Envio de emails.

2. Clique em + Nova campanha.

3. Adicione o Nome da campanha e selecione a lista de participantes que deve receber o envio. Se necessário, pode criar uma lista com apenas um contacto.

Nota: Pode criar campanhas para um segmento ou para uma lista de contactos estática (regular). Se não tiver a certeza de que tipo escolher, recomendamos usar uma lista estática – é mais conveniente, especialmente para newsletters pontuais.

4. Crie ou selecione o modelo de email pretendido.

5. Configure quando enviar o mailing e agende-o ou envie-o imediatamente.

Os modelos preparados previamente ajudam a poupar tempo e a garantir consistência na comunicação. Pode ter modelos separados para cada tipo de situação – isso tornará a sua comunicação profissional e agradável para os participantes.

Enviar um email através de pedidos

Este método é mais adequado para situações relacionadas com pagamento, faturas ou detalhes do pedido. Todos os pedidos já contêm informações de contacto, por isso pode enviar facilmente a mensagem apropriada diretamente a partir do cartão do pedido. Por exemplo, pode enviar um email com uma ligação de pagamento – desde que exista uma fatura por pagar no pedido.

1. Vá para a secção CRM → Contactos.

2. Encontre o participante pretendido pelo email ou nome e abra o cartão de contacto.

3. Vá para o separador Pedidos.

4. Selecione o pedido pretendido da lista ou crie um novo e adicione um pagamento por liquidar.

5. No cartão do pedido, na parte inferior, encontre o pagamento por liquidar e clique no ícone de envelope para Enviar email.

6. Escolha um modelo, por exemplo – “Notificação de que foi adicionado um pagamento,” e introduza o assunto do email, se necessário.

7. Clique em Enviar.

Encontrará mais detalhes sobre a criação de pedidos num artigo separado.

Emails automáticos sobre a abertura de novas aulas

A Kwiga envia automaticamente emails aos participantes quando uma nova aula fica disponível para eles. O email inclui o título da aula e um botão com uma ligação para a plataforma.

Se estiver a adicionar uma nova aula a um curso em andamento e quiser que os participantes recebam uma notificação – basta definir a hora de abertura da aula para um pouco mais tarde do que a hora em que foi adicionada. Por exemplo, se adicionar a aula hoje às 12:00, defina a hora de abertura para as 13:00 ou mais tarde.

Nota: O sistema envia emails automáticos apenas se a hora de abertura da aula estiver claramente especificada e tiver um atraso mínimo de 30 minutos. Isto dá à plataforma tempo suficiente para gerar e enviar a notificação.

Estão disponíveis mais detalhes sobre a configuração de atrasos num artigo separado.

Esta abordagem mantém os participantes informados com o mínimo esforço e torna a experiência de aprendizagem mais estruturada e confortável.