Додавання полів користувача у CRM

У CRM на платформі Kwiga можна зберігати як стандартну, так і додаткову інформацію про клієнтів — усе це реалізується через поля контактів. Є два основні типи: базові (системні) поля, які створено за замовчуванням і не підлягають зміні, та користувацькі поля — глобальні й індивідуальні (персональні поля контакту). Глобальні поля з'являються у всіх контактах одразу після створення, а персональні додаються лише в конкретному профілі.

Є можливість також створювати в картці контакту власні секції, структурувати інформацію тематично й керувати тим, які саме поля бачить учень — наприклад, лише для перегляду або з можливістю редагування. Поля, що мають важливу інформацію, завжди приховані від редагування зі сторони користувача.

Поля допомагають структуровано зберігати дані, сегментувати аудиторію, налаштовувати фільтри, формувати персоналізовані розсилки або автоматизації. Наприклад, можна вказати джерело, з якого прийшов клієнт, компанію, до якої він належить, його статус у програмі чи інші параметри, що важливі для вашої роботи.

Рекомендація: Ми радимо все ж використовувати системні або глобальні поля, щоб дані у CRM були послідовними та доступними для пошуку й подальшої роботи з клієнтами.

У наступних розділах розглянемо, які поля є у CRM, як додати власні поля, управляти їх відображенням і доступом.

Базові (системні) поля контактів у CRM

Після створення проєкту кожен контакт у CRM вже містить набір стандартних полів. Вони використовуються для зберігання ключової інформації про користувача та не підлягають видаленню або зміні структури. Такі поля потрібні для роботи платформи, авторизації та базового обліку.

Ось список таких полів:
Повне ім’я – об’єднане поле, що містить повне імʼя контакту.
Адреса ел. пошти – використовується не лише для збереження контактного email, а й для авторизації на платформі як логін.
Телефон – поле для введення номера телефону контакту.
Країна – випадаючий список для вибору країни.
Таймзона – дозволяє вибрати часовий пояс контакту.
Валюта – вибір валюти, що може бути корисним для фінансових операцій або бізнес-аналітики.
Місто – поле для введення міста контакту.
Тег – використовується для додавання спеціальних позначок, що допомагають класифікувати контакти.

Ці поля є обовʼязковими, тобто є за замовчуванням, але ви завжди можете доповнити профіль користувача своїми полями — глобальними або індивідуальними (персональними). Як це зробити — розглянемо далі.

Як додати глобальне поле в CRM

Кастомне глобальне поле — це користувацьке поле, яке додається до всіх контактів одразу. Воно з’являється як у вже існуючих, так і в нових записах і використовується для збереження додаткових параметрів, що важливі для вашої роботи з клієнтами. Наприклад, якщо ви хочете створити віджет-форму для збору контактів зі своїми полями, спершу потрібно створити таке поле в CRM.

Для створення нового поля:

1. Перейдіть у CRM → Контакти → Налаштування.

2. На вкладці Додавання полів користувача натисніть + Глобальне поле.

3. Наступним кроком потрібно вказати налаштування доступу до цього поля для самого користувача. 

Ви можете зробити поле повністю недоступним — у цьому випадку воно буде видно лише адміністраторам у CRM. Можна дозволити користувачу лише перегляд значення — наприклад, якщо це інформація про джерело реєстрації або тариф. Або надати повний доступ — тоді учень зможе самостійно редагувати значення, наприклад, змінити свої побажання щодо навчання.

4. Оберіть тип поля залежно від інформації, яку потрібно зберігати:

Строкове поле – для короткого тексту (наприклад, посилання на соцмережі чи унікальні коди) до 255 символів.
Текстове поле – для довгих коментарів або історії взаємодій.
Телефон – лише для введення номера.
Ел. пошта – для введення email-адреси.
Країна – випадаючий список для вибору країни.
Дата – поле з вибором дати, можна задати формат та значення за замовчуванням.
Чекбокс – зручний для згоди з умовами або підтвердження певного статусу.
Випадаючий список – можна додати власні значення (наприклад, джерело контакту або сегмент аудиторії).

5. Введіть назву поля, додайте placeholder (підказку) та, за потреби, задайте значення за замовчуванням.

6. Натисніть Зберегти – поле автоматично з’явиться у всіх контактах у вашому кабінеті.

Важливо: Якщо ви видалите поле, всі дані, що містяться в ньому, також будуть видалені.

Загалом, кастомні глобальні поля — це зручний спосіб стандартизувати додаткову інформацію в межах проєкту та використовувати її для фільтрації, автоматизацій, аналітики й персоналізованої роботи з клієнтами.

Як додати кастомне поле в картці контакту

У CRM є можливість створювати додаткові поля не лише через налаштування загальної структури контактів, а й безпосередньо з картки окремого користувача. Це зручно, коли потрібно швидко дати поле і зберегти специфічну інформацію — для одного контакту, або для всієї бази.

1. Щоб створити нове поле безпосередньо для окремого контакту, спочатку перейдіть у меню CRM — Контакти та відкрийте картку потрібного користувача. 

2. На вкладці Інформація натисніть кнопку +Додати поле. Після цього відкриється вікно з налаштуванням параметрів нового поля.

3. На цьому етапі потрібно обрати область застосування. Якщо вибрати персональне поле контакту — воно буде додано лише цьому запису й не зʼявиться в інших. Якщо обрати глобальне поле — воно стане доступним для всіх контактів поточного проєкту.

4. Також доступне налаштування видимості поля для учня — можна залишити його повністю прихованим, дозволити лише перегляд або надати право редагування. Це особливо корисно, якщо ви хочете, щоб учасник сам оновлював певну інформацію у своєму профілі.

5. Оберіть тип поля залежно від інформації, яку потрібно зберігати:

Строкове поле – для короткого тексту (наприклад, посилання на соцмережі чи унікальні коди) до 255 символів.
Текстове поле – для довгих коментарів або історії взаємодій.
Телефон – лише для введення номера.
Ел. пошта – для введення email-адреси.
Країна – випадаючий список для вибору країни.
Дата – поле з вибором дати, можна задати формат та значення за замовчуванням.
Чекбокс – зручний для згоди з умовами або підтвердження певного статусу.
Випадаючий список – можна додати власні значення (наприклад, джерело контакту або сегмент аудиторії).

6. Введіть назву поля, додайте placeholder (підказку) та, за потреби, задайте значення за замовчуванням.

7. Натисніть Зберегти

Можливість створення як персональних, так і глобальних полів прямо з картки контакту дозволяє оперативно зберігати нові дані та швидко адаптувати структуру під робочі потреби.

Організація полів у секції в картці контакту

У картці кожного контакту на платформі можна не лише додавати поля, а й об’єднувати їх у тематичні секції. Налаштування загальні для усіх користувачів кабінету. Це допомагає структурувати дані й зробити інтерфейс більш зрозумілим — як для адміністраторів, так і для кураторів чи викладачів, які працюють із контактами щодня.

Секція — це окремий блок інформації в картці, який може містити кілька полів. Наприклад, ви можете створити секцію для інформації про оплату, ще одну — для особистих побажань учасника, і окрему — для внутрішніх нотаток команди. Поля в секції можуть бути як глобальними, так і персональними, залежно від потреб.

1. В CRM — Контакти та відкрийте картку контакту.

2. На вкладці Інформація перейдіть в Налаштування.

3. Далі на в блоці Поля в секції "Інформація" на вкладці Розподіл полів налаштувати Відображення полів.

Ви можете обрати кількість стовпців для відображення полів. Важливо врахувати, що відображення залежить від ширини екрана. Наприклад, якщо ви обрали відображення у 3 стовпці, то на вузьких екранах (планшети, мобільні телефони) відображення автоматично перейде до двох стовпців, чи до одного.

4. За допомогою перетягування можна перемістити наявні поля в іншу секцію

5. Якщо попередньо створені поля поки не привʼязано до карточок контактів, є можливість +Привʼязати поля та закріпити їх за певною секцією:

Позначте галочками потрібні поля, які мають відображатись в карточках контактів та після додавання перетягніть їх у потрібну секцію.

6. На вкладці Управління полями можна додати нове поле до поточної секції або вибрати існуюче поле в розділі "Розподіл полів", та наприклад відредагувати його налаштування.

Така організація полів у секції дозволяє створити логічну структуру інформації про контакти, що значно спрощує роботу з базою даних та покращує користувацький досвід.

Налаштування відображення поля для імені-прізвища

За замовчуванням платформа працює з єдиним полем Повне ім'я, але за потреби його можна розділити на окремі 2 чи 3 поля в розділі CRM → Контакти → Налаштування.

Оберіть формат відображення імені та прізвища користувача. Налаштування змінюють відображення зі сторони учня в його профілі та зі сторони адміністратора на картці контакту.

• Одне поле: Повне ім'я - значення імені та прізвища знаходяться в одному полі. Автоматично відбувається розподіл на ім'я та прізвище залежно від налаштувань, зазначених у полі "Повне ім'я".

• Два поля: Ім'я, Прізвище - значення імені та прізвища знаходяться окремо, кожне у своєму полі.

• Три поля: Ім'я, Прізвище, По-батькові - до полів для введення імені та прізвища додається третє поле для по-батькові.

Поле Повне ім'я має особливе значення на платформі, оскільки це глобальне поле, доступне всім користувачам за замовчуванням. Учасники можуть редагувати його, наприклад, у своїх профілях.

Важливо розуміти, що в Kwiga немає окремих системних полів для імені та прізвища. Користувачі вводять дані в єдине поле Повне ім'я, а платформа автоматично розподіляє цю інформацію на окремі компоненти згідно з налаштованим форматом. Це дозволяє далі використовувати окремі змінні для імені та прізвища в листах, шаблонах чи автоматизаціях.

Формат повного імені та автоматичний розподіл

Для поля Повне ім'я доступне окреме налаштування форматування, яке визначає, як платформа буде розподіляти введене ім'я на окремі компоненти. Коли користувач вводить повне ім'я в одне поле, Kwiga автоматично розподіляє введений текст згідно з вибраним форматом і створює окремі змінні для кожного компонента.

Якщо вибрано формат Ім'я Прізвище і користувач ввів "Олексій Петренко", то платформа розділить це на два окремі компоненти. Аналогічно, при форматі Прізвище Ім'я По-батькові введення "Петренко Олексій Михайлович" буде розподілено на три частини відповідно.

Примітка: Kwiga гнучко обробляє ситуації, коли кількість введених слів не відповідає очікуваному формату. Якщо користувач ввів більше слів, ніж передбачено форматом, всі додаткові слова потрапляють в останнє поле формату. Наприклад, при введенні "Олексій Михайлович Петренко Молодший" з форматом Ім'я Прізвище перша частина стане іменем, а все інше — прізвищем.

Доступні формати

Формат Ім'я Прізвище є найпоширенішим міжнародним стандартом, який підходить для більшості європейських та американських користувачів. Він зручний для простих випадків без по-батькові.

Формат Ім'я По-батькові Прізвище може використовуватись для специфічних культурних традицій або коли потрібен альтернативний порядок компонентів.

Формат Прізвище Ім'я підходить для ситуацій де прізвище вказується першим, або для формального документообігу в деяких організаціях.

Формат Прізвище Ім'я По-батькові відповідає традиційному українському підходу та офіційному документообігу. Він підходить для формальних звернень і ситуацій, де важливо дотримуватись культурних традицій.

Після налаштування формату ви зможете використовувати окремі змінні в різних контекстах. В email-розсилках можна звертатись до користувачів лише по імені для неформального тону або по прізвищу для офіційного звернення. У сертифікатах і документах можна використовувати різні комбінації залежно від потреб — від повністю офіційного формату до скороченого варіанту.

Це налаштування особливо корисне для платформ з міжнародною аудиторією, де користувачі звикли до різних традицій запису імен. Правильне налаштування формату забезпечить коректне відображення та використання імен учасників у всіх розділах платформи.

Використовуючи всі можливості системи полів, ви зможете створити структуровану базу даних, яка не тільки зберігає всю необхідну інформацію, а й забезпечує ефективну сегментацію, персоналізацію та автоматизацію роботи з клієнтами.