Як відправити учаснику листа

Платформа Kwiga надає кілька інструментів, за допомогою яких можна швидко та зручно відправити листа: вручну або автоматично, окремому учаснику чи групі. Ви можете повідомити про новий урок, надіслати інструкції щодо замовлення або повторити активаційний лист. Ця стаття допоможе розібратися, як і коли використовувати кожен із доступних способів.

Нагадати доступ до кабінету

Буває, що учасник не може знайти, як увійти у свій кабінет, або забув пароль. У таких випадках ви можете вручну надіслати лист із тимчасовим посиланням на вхід. Це зручно і швидко — учасник отримає email із кнопкою, що дозволяє увійти без пароля та коду.

В карточці потрібного контакта натисніть Нагадати доступ до кабінету.

Учаснику буде надіслано листа, який містить тимчасове посилання що діятиме 20 хвилин — цього достатньо, щоб користувач міг швидко Увійти й продовжити навчання.

Приклад листа з нагадуванням доступу:

Повторне відправлення активаційного листа

Якщо учасник не підтвердив email або загубив лист після реєстрації, можна швидко повторно його надіслати.

1. Перейдіть у розділ CRM → Контакти.

2. Знайдіть потрібного учасника за email або ім’ям. Відмітьте галочкою цього учасника.

3. Натисніть кнопку Масові дії.

4. Оберіть дію з Контактами → Надіслати активаційний лист.

Після того як лист буде надіслано, клікнути на Продовжити.

Таким чином учасник отримає листа від вашої школи, і може з нього перейти за посиланням щоб авторизуватись в своєму профілі.

Як виглядає системний шаблон активаційного листа:

Відправлення листа через розсилки

Цей інструмент стане в пригоді, якщо потрібно надіслати інформацію не лише одному учаснику, а й усій групі або навіть всім клієнтам. Розсилки — це гнучкий інструмент для нагадувань, привітань, інструкцій чи рекламних повідомлень. Ви можете створити шаблон один раз і використовувати його для точкових або регулярних комунікацій.

1. Перейдіть у розділ Розсилки → Email розсилки.

2. Натисніть +Розсилка.

3. Додайте Назву розсилки. І оберіть список учасників що має отримати розсилку. За потреби ви можете створити список з 1 контактом.

Примітка: є можливість створювати розсилки по сегменту, або розсилки для статичного(звичайного) списку контактів. Якщо ви не впевнені, який тип розсилки обрати, рекомендуємо використовувати статичний список — це зручніше, особливо для одноразових розсилок.

4. Створіть або виберіть потрібний шаблон листа.

5. Налаштуйте коли відправити розсилку, та заплануйте чи відправте відразу.

Заздалегідь підготовлені шаблони допоможуть зекономити час і забезпечать послідовність у комунікації. Ви можете мати окремі шаблони для кожного типу ситуацій — це зробить ваше спілкування професійним і приємним для учасників.

Відправлення листа через замовлення

Цей спосіб найкраще підходить для ситуацій, коли лист стосується оплати, рахунку або деталей замовлення. Усі замовлення вже містять контактну інформацію, тому ви легко зможете відправити потрібний лист прямо з картки замовлення. Наприклад, можна надіслати лист із посиланням на оплату замовлення — для цього в замовленні має бути неоплачений платіж.

1. Відкрийте розділ CRM → Контакти.

2. Знайдіть потрібного учасника за email або ім’ям та відкрийте його картку контакту.

3. Перейдіть на вкладку Замовлення.

4. Оберіть потрібне замовлення зі списку або створіть нове, і додайте неоплачений платіж.

5. У картці замовлення, внизу, знайдіть неоплачений платіж і натисніть на значок конверта, щоб Надіслати листа.

6. Оберіть шаблон, наприклад - Повідомлення про те,що додано платіж, та вкажіть тему листа, за потреби.

7. Натисніть Відправити.

Детальніше про створення замовлень — в окремій статті.

Автоматичні листи про відкриття нового уроку

Kwiga автоматично надсилає листи учасникам, коли для них відкривається новий урок. У листі міститься назва уроку та кнопка з посиланням для переходу на платформу.

Якщо ви додаєте новий урок до курсу, який уже триває, і хочете, щоб учасники отримали сповіщення — просто встановіть час відкриття уроку трохи пізніше від моменту його додавання. Наприклад, якщо ви додаєте урок сьогодні о 12:00, виставте час відкриття на 13:00 або пізніше.

Примітка: система надсилає автоматичні листи лише якщо час відкриття уроку вказаний чітко та з затримкою щонайменше у 30 хвилин. Це дає платформі достатньо часу, щоби сформувати та надіслати сповіщення.
Детальніше про налаштування затримок в окремій статті.

Такий підхід дозволяє тримати учасників в курсі без зайвих зусиль і робить навчання структурованішим і комфортнішим.