Доставка листів: чому листи не доходять і як це виправити

На платформі Kwiga ви можете надсилати різні типи листів: звичайні розсилки, листи через автоматизацію та системні повідомлення (активація, підтвердження оплати, сповіщення про перевірку практики тощо). Але іноді листи не доходять до одержувачів.

Що таке баунс (Bounce)

Bounce – це відмова в доставці листа, коли поштовий сервер не може доставити повідомлення одержувачу.

Коли ви надсилаєте лист через Kwiga, він спочатку потрапляє на наші сервери, потім передається на поштовий сервер одержувача (Gmail, Outlook тощо). Якщо сервер одержувача не може прийняти лист з будь-якої причини, він надсилає у відповідь повідомлення з поясненням проблеми. Це повідомлення і називається баунсом (Bounce). 

Нижче розглянемо різні типи баунсів і найпоширеніші причини, через які листи не доходять до одержувачів.

1. Постійний баунс (Hard Bounce)

Це остаточна відмова в доставці – лист ніколи не буде доставлений. Основні причини:

• Неіснуюча email-адреса – найчастіша причина

• Неіснуючий домен – домен в адресі не існує

• Заблокований відправник – одержувач заблокував вашу адресу

• Відхилення сервером – поштовий сервер остаточно відхиляє листи тощо.

2. Тимчасовий баунс (Soft Bounce)

Це тимчасова проблема, яку може бути вирішено. Основні причини:

• Переповнена поштова скринька – в одержувача закінчилося місце

• Тимчасові проблеми сервера – сервер недоступний або перевантажений

• Великий розмір листа – лист занадто великий

• Спам-фільтри – лист потрапив у спам

• Проблеми з DNS – тимчасові проблеми з налаштуваннями домену тощо.

Чому лист більше не надсилається клієнту

Якщо на email-адресу клієнта раніше був зафіксований баунс, система Kwiga автоматично припиняє надсилання листів на цю адресу. Це важливий механізм захисту, який працює в інтересах усіх користувачів платформи, зокрема інших ваших учнів.

Коли ви постійно намагаєтеся надсилати листи на такі неробочі адреси, поштові провайдери починають вважати вас спамером. Це може призвести до того, що ваші листи потраплятимуть у спам навіть у тих клієнтів, які їх очікують.

Крім того, це допомагає дотримуватися правил поштових провайдерів. Gmail, Outlook та інші сервіси можуть заблокувати відправника, який ігнорує баунси й продовжує надсилати листи на неіснуючі адреси. 

Як відновити надсилання

Іноді ситуація може змінитися. Наприклад, клієнт очистив переповнену поштову скриньку. У таких випадках можна відновити надсилання листів.

Якщо клієнт повідомив вам, що проблему вирішено, зверніться до служби підтримки Kwiga. Обов’язково вкажіть конкретну email-адресу, для якої потрібно відновити надсилання, і опишіть, що було зроблено для усунення проблеми. Наприклад: «Клієнт підтвердив, що очистив поштову скриньку».

Служба підтримки проаналізує ситуацію, перевірить історію баунсів і за можливості відновить надсилання листів на вказану адресу.

Що робити, якщо учень указав неправильну пошту під час реєстрації, описано в окремій статті.

Перевірка бази перед імпортом

Якщо ви плануєте імпортувати базу email-адрес для розсилок, яку збирали тривалий час, рекомендуємо обов’язково перевірити її якість перед завантаженням у Kwiga.

Перед імпортом варто видалити явно неправильні адреси з помилками в написанні, без символу @ або з неіснуючими доменами. Для великих баз корисно використовувати спеціальні сервіси валідації email, які перевіряють актуальність адрес. 

Примітка: За потреби ви також можете звернутися до служби підтримки Kwiga, щоб отримати додаткову консультацію щодо верифікації вашої бази контактів (може тарифікуватися окремо).