Доставка листів: чому листи не доходять і як це виправити

На платформі Kwiga ви можете відправляти різні типи листів: звичайні розсилки, листи через автоматизації та системні повідомлення (активація, підтвердження оплати, сповіщення про перевірку практики тощо). Але іноді листи не доходять до отримувачів.

Що таке баунс (Bounce)

Bounce — це відмова в доставці листа, коли поштовий сервер не може доставити повідомлення отримувачу. 

Коли ви відправляєте лист через Kwiga, він спочатку потрапляє на наші сервери, потім передається на поштовий сервер отримувача (Gmail, Outlook, тощо). Якщо сервер отримувача не може прийняти лист з будь-якої причини, він відправляє назад повідомлення з поясненням проблеми. Це повідомлення і називається баунсом (Bounce). 

Нижче розглянемо різні типи баунсів та найпоширеніші причини, чому листи не доходять до отримувачів.

1. Постійний баунс (Hard Bounce)

Це остаточна відмова в доставці — лист ніколи не буде доставлений. Основні причини:

• Неіснуючий email-адрес — найчастіша причина

• Неіснуючий домен — домен в адресі не існує

• Заблокований відправник — отримувач заблокував вашу адресу

• Відхилення сервером — поштовий сервер остаточно відхиляє листи тощо.

2. Тимчасовий баунс (Soft Bounce)

Це тимчасова проблема, яка може бути вирішена. Основні причини:

• Переповнена поштова скринька — у отримувача закінчилося місце

• Тимчасові проблеми сервера — сервер недоступний або перевантажений

• Великий розмір листа — лист занадто великий

• Спам-фільтри — лист потрапив у спам

• Проблеми з DNS — тимчасові проблеми з налаштуваннями домену тощо.

Чому лист більше не відправляється клієнту

Якщо на email-адресу клієнта раніше був зафіксований баунс, система Kwiga автоматично припиняє відправку листів на цю адресу. Це важливий механізм захисту, який працює в інтересах усіх користувачів платформи, зокрема інших ваших учнів.

Коли ви постійно намагаєтеся відправляти листи на такі непрацюючі адреси, поштові провайдери починають вважати вас спамером. Це може призвести до того, що ваші листи потраплятимуть у спам навіть у тих клієнтів, які їх очікують.

Також, це допомагає дотримуватися правил поштових провайдерів. Gmail, Outlook та інші сервіси можуть заблокувати відправника, який ігнорує баунси і продовжує надсилати листи на неіснуючі адреси. 

Як відновити відправку

Іноді ситуація може змінитися. Наприклад, клієнт очистив переповнену поштову скриньку. У таких випадках можна відновити відправку листів.

Якщо клієнт повідомив вам, що проблема вирішена, зверніться до служби підтримки Kwiga. Обов'язково вкажіть конкретну email-адресу, для якої потрібно відновити відправку, та опишіть, що було зроблено для усунення проблеми. Наприклад: "Клієнт підтвердив, що очистив поштову скриньку".

Служба підтримки проаналізує ситуацію, перевірить історію баунсів та за можливості відновить відправку листів на вказану адресу.

Що робити якщо учень вказав неправильну пошту при реєстрації, описали в окремій статті.

Перевірка бази перед імпортом

Якщо ви плануєте імпортувати базу email-адрес для розсилок, яку збирали тривалий час, рекомендуємо обов'язково перевірити її якість перед завантаженням у Kwiga.

Перед імпортом варто видалити очевидно неправильні адреси з помилками в написанні, без символу @ або з неіснуючими доменами. Для великих баз корисно використовувати спеціальні сервіси валідації email, які перевіряють актуальність адрес. 

Примітка: За потреби ви також можете звернутися до служби підтримки Kwiga для отримання додаткової консультації щодо верифікації вашої бази контактів (може тарифікуватись окремо).