Zustellung von Briefen: Warum kommen Briefe nicht an und wie kann man das beheben

Auf der Kwiga-Plattform können Sie verschiedene Arten von E-Mails versenden: normale Mailings, E-Mails über Automatisierungen und Systemmeldungen (Aktivierung, Zahlungsbestätigung, Benachrichtigungen über die Überprüfung der Praxis usw.). Manchmal kommen E-Mails jedoch nicht bei den Empfängern an.

Was ist ein Bounce?

Ein Bounce ist eine Ablehnung der Zustellung einer E-Mail, wenn der Mailserver die Nachricht nicht an den Empfänger zustellen kann.

Wenn Sie eine E-Mail über Kwiga versenden, gelangt sie zunächst auf unsere Server und wird dann an den Mailserver des Empfängers (Gmail, Outlook usw.) weitergeleitet. Wenn der Server des Empfängers die E-Mail aus irgendeinem Grund nicht annehmen kann, sendet er eine Nachricht mit einer Erklärung des Problems zurück. Diese Nachricht wird als Bounce bezeichnet. 

Im Folgenden werden verschiedene Arten von Bounces und die häufigsten Gründe, warum E-Mails nicht beim Empfänger ankommen, erläutert.

1. Hard Bounce

Dies ist eine endgültige Ablehnung der Zustellung – die E-Mail wird niemals zugestellt. Hauptursachen:

• Nicht existierende E-Mail-Adresse – häufigste Ursache

• Nicht existierende Domain – die Domain in der Adresse existiert nicht

• Gesperrter Absender – der Empfänger hat Ihre Adresse gesperrt

• Ablehnung durch den Server – Der Mailserver lehnt E-Mails endgültig ab usw.

2. Temporärer Bounce (Soft Bounce)

Dies ist ein vorübergehendes Problem, das behoben werden kann. Hauptursachen:

• Überfüllter Posteingang – Der Empfänger hat keinen Speicherplatz mehr

• Temporäre Serverprobleme – Der Server ist nicht erreichbar oder überlastet

• Große E-Mail – die E-Mail ist zu groß

• Spamfilter – die E-Mail ist im Spam-Ordner gelandet

• DNS-Probleme – vorübergehende Probleme mit den Domain-Einstellungen usw.

Warum wird die E-Mail nicht mehr an den Kunden gesendet?

Wenn für die E-Mail-Adresse des Kunden zuvor eine Bounce-Meldung registriert wurde, stoppt das Kwiga-System automatisch den Versand von E-Mails an diese Adresse. Dies ist ein wichtiger Schutzmechanismus, der im Interesse aller Nutzer der Plattform, insbesondere Ihrer anderen Schüler, funktioniert.

Wenn Sie ständig versuchen, E-Mails an solche nicht funktionierenden Adressen zu senden, werden Sie von den E-Mail-Anbietern als Spammer eingestuft. Dies kann dazu führen, dass Ihre E-Mails sogar bei Kunden, die sie erwarten, im Spam-Ordner landen.

Außerdem hilft dies, die Regeln der E-Mail-Anbieter einzuhalten. Gmail, Outlook und andere Dienste können einen Absender blockieren, der Bounces ignoriert und weiterhin E-Mails an nicht existierende Adressen sendet. 

So stellen Sie den Versand wieder her

Manchmal kann sich die Situation ändern. Beispielsweise hat ein Kunde seinen überfüllten Posteingang geleert. In solchen Fällen können Sie den Versand der E-Mails wiederherstellen.

Wenn der Kunde Ihnen mitgeteilt hat, dass das Problem behoben ist, wenden Sie sich bitte an den Kwiga-Support. Geben Sie unbedingt die konkrete E-Mail-Adresse an, für die der Versand wieder aufgenommen werden soll, und beschreiben Sie, was zur Behebung des Problems unternommen wurde. Beispiel: „Der Kunde hat bestätigt, dass er seinen Posteingang geleert hat“.

Der Kundendienst wird die Situation analysieren, die Bounce-Historie überprüfen und den Versand von E-Mails an die angegebene Adresse nach Möglichkeit wieder aufnehmen.

Was zu tun ist, wenn ein Schüler bei der Registrierung eine falsche E-Mail-Adresse angegeben hat, wird in einem separaten Artikel beschrieben.

Überprüfung der Datenbank vor dem Import

Wenn Sie eine E-Mail-Adressdatenbank für Mailings importieren möchten, die Sie über einen längeren Zeitraum zusammengestellt haben, empfehlen wir Ihnen, deren Qualität vor dem Hochladen in Kwiga unbedingt zu überprüfen.

Vor dem Import sollten Sie offensichtlich falsche Adressen mit Rechtschreibfehlern, ohne @-Zeichen oder mit nicht existierenden Domains löschen. Für große Datenbanken ist es sinnvoll, spezielle E-Mail-Validierungsdienste zu verwenden, die die Aktualität der Adressen überprüfen. 

Hinweis: Bei Bedarf können Sie sich auch an den Kwiga-Support wenden, um weitere Informationen zur Überprüfung Ihrer Kontaktdatenbank zu erhalten (kann separat berechnet werden).