Zustellung von Briefen: Warum kommen Briefe nicht an und wie kann man das beheben

Auf der Kwiga-Plattform können Sie verschiedene Arten von E-Mails versenden: reguläre Kampagnen, E-Mails über Automatisierungen und Systemnachrichten (Aktivierung, Zahlungsbestätigung, Benachrichtigungen über Praxisbewertungen usw.). Manchmal erreichen E-Mails die Empfänger jedoch nicht.

Was ist ein Bounce (Bounce)

Ein Bounce ist ein Zustellfehler, der auftritt, wenn der Mailserver eine Nachricht nicht an den Empfänger zustellen kann.

Wenn Sie eine E-Mail über Kwiga senden, gelangt sie zunächst an unsere Server und wird dann an den Mailserver des Empfängers weitergeleitet (Gmail, Outlook usw.). Wenn der Server des Empfängers die E-Mail aus irgendeinem Grund nicht annehmen kann, sendet er eine Nachricht zurück, in der das Problem erklärt wird. Diese Nachricht wird Bounce genannt. 

Im Folgenden betrachten wir verschiedene Arten von Bounces und die häufigsten Gründe, warum E-Mails die Empfänger nicht erreichen.

1. Permanenter Bounce (Hard Bounce)

Dies ist ein endgültiger Zustellfehler – die E-Mail wird niemals zugestellt. Hauptgründe:

• Nicht existierende E-Mail-Adresse – der häufigste Grund

• Nicht existierende Domain – die Domain in der Adresse existiert nicht

• Blockierter Absender – der Empfänger hat Ihre Adresse blockiert

• Serverablehnung – der Mailserver lehnt E-Mails dauerhaft ab usw.

2. Temporärer Bounce (Soft Bounce)

Dies ist ein vorübergehendes Problem, das behoben werden kann. Hauptgründe:

• Postfach voll – der Speicherplatz des Empfängers ist erschöpft

• Vorübergehende Serverprobleme – der Server ist nicht verfügbar oder überlastet

• Große E-Mail-Größe – die E-Mail ist zu groß

• Spamfilter – die E-Mail ist im Spam gelandet

• DNS-Probleme – vorübergehende Probleme mit den Domaineinstellungen usw.

Warum die E-Mail nicht mehr an den Kunden gesendet wird

Wenn für die E-Mail-Adresse eines Kunden zuvor ein Bounce erfasst wurde, stoppt das Kwiga-System automatisch den Versand von E-Mails an diese Adresse. Dies ist ein wichtiger Schutzmechanismus, der im Interesse aller Nutzer der Plattform funktioniert, einschließlich Ihrer anderen Schüler.

Wenn Sie weiterhin versuchen, E-Mails an solche ungültigen Adressen zu senden, beginnen E-Mail-Anbieter, Sie als Spammer einzustufen. Das kann dazu führen, dass Ihre E-Mails selbst bei Kunden im Spam landen, die sie erwarten.

Außerdem hilft dies dabei, die Richtlinien der E-Mail-Anbieter einzuhalten. Gmail, Outlook und andere Dienste können einen Absender blockieren, der Bounces ignoriert und weiterhin E-Mails an nicht existierende Adressen sendet. 

So setzen Sie den Versand fort

Manchmal kann sich die Situation ändern. Zum Beispiel hat ein Kunde sein volles Postfach geleert. In solchen Fällen kann der E-Mail-Versand wieder aufgenommen werden.

Wenn der Kunde Ihnen mitgeteilt hat, dass das Problem behoben wurde, kontaktieren Sie den Kwiga-Support. Geben Sie unbedingt die genaue E-Mail-Adresse an, für die der Versand wieder aufgenommen werden soll, und beschreiben Sie, was zur Behebung des Problems unternommen wurde. Zum Beispiel: „Der Kunde hat bestätigt, dass er sein Postfach geleert hat.“

Der Support wird die Situation analysieren, den Bounce-Verlauf prüfen und, wenn möglich, den E-Mail-Versand an die angegebene Adresse wieder aufnehmen.

Was zu tun ist, wenn ein Schüler bei der Registrierung die falsche E-Mail eingegeben hat, wird in einem separaten Artikel beschrieben.

Überprüfung der Datenbank vor dem Import

Wenn Sie planen, eine E-Mail-Datenbank für Kampagnen zu importieren, die Sie über einen langen Zeitraum gesammelt haben, empfehlen wir dringend, deren Qualität vor dem Hochladen auf Kwiga zu überprüfen.

Vor dem Import sollten Sie offensichtlich fehlerhafte Adressen mit Tippfehlern, ohne das @-Symbol oder mit nicht existierenden Domains entfernen. Bei großen Datenbanken ist es sinnvoll, spezielle E-Mail-Validierungsdienste zu nutzen, die prüfen, ob Adressen gültig sind. 

Hinweis: Falls erforderlich, können Sie sich auch an den Kwiga-Support wenden, um zusätzliche консультации zur Überprüfung Ihrer Kontaktdatenbank zu erhalten (kann separat berechnet werden).