Cómo enviar un correo electrónico a un participante

La plataforma Kwiga ofrece varias herramientas que te permiten enviar correos electrónicos de forma rápida y sencilla, ya sea manual o automáticamente, a un participante individual o a un grupo. Puedes notificarles sobre una nueva lección, enviar instrucciones relacionadas con un pedido o reenviar un correo de activación. Este artículo te ayudará a comprender cómo y cuándo utilizar cada método disponible.

Recordatorio de acceso a la cuenta

A veces, los participantes no pueden iniciar sesión en su cuenta o han olvidado su contraseña. En estos casos, puedes enviar manualmente un correo electrónico con un enlace temporal de inicio de sesión. Es una opción práctica y rápida: el participante recibirá un correo con un botón que le permitirá acceder sin necesidad de contraseña ni código.

En la ficha del contacto deseado, haz clic en Recordar el acceso a la cuenta.

El participante recibirá un correo electrónico que contendrá un enlace temporal que estará activo durante 20 minutos, tiempo suficiente para que el usuario inicie sesión y continúe aprendiendo de inmediato.

Ejemplo de correo electrónico de recordatorio de acceso a la cuenta:

Reenvío del correo de activación

Si un participante no ha confirmado su correo electrónico o ha perdido el correo de registro, puedes reenviarlo rápidamente.

1. Ve a la sección CRM → Contactos.

2. Busca el participante deseado por correo electrónico o por nombre. Marca la casilla junto a este participante.

3. Haz clic en el botón Acciones masivas.

4. Elige la acción: Contactos → Enviar correo electrónico de activación.

Una vez enviado el correo, haz clic en Continuar.

De esta manera, el participante recibirá un correo electrónico de tu escuela y podrá seguir el enlace para acceder a su perfil.

Ejemplo de plantilla de correo electrónico de activación del sistema:

Envío de correo electrónico a través de boletines

Esta herramienta es útil cuando necesitas enviar información no solo a un participante, sino a todo un grupo o incluso a todos los clientes. Las campañas son una herramienta flexible para enviar recordatorios, saludos, instrucciones o mensajes promocionales. Puedes crear una plantilla una vez y utilizarla tanto para comunicaciones puntuales como periódicas.

1. Ve a la sección Boletines → Correo electrónico.

2. Haz clic en + Nueva campaña.

3. Agrega el Nombre de la campaña de correo y selecciona la lista de participantes que deben recibir el correo. Si es necesario, puedes crear una lista con un solo contacto.

Nota: puedes crear campañas para un segmento o para una lista de contactos estática (regular). Si no estás seguro de qué tipo elegir, te recomendamos usar una lista estática — es más conveniente, especialmente para boletines informativos puntuales.

4. Crea o selecciona la plantilla de correo electrónico deseada.

5. Configura cuándo enviar el correo y prográmalo o envíalo de inmediato.

Las plantillas predefinidas ayudan a ahorrar tiempo y a garantizar la coherencia en la comunicación. Puedes tener plantillas diferentes para cada tipo de situación — esto hará que tu comunicación sea más profesional y agradable para los participantes.

Envío de correo electrónico a través de pedidos

Este método es ideal para situaciones relacionadas con pagos, facturas o detalles de pedidos. Todos los pedidos ya contienen la información de contacto, por lo que puedes enviar fácilmente el mensaje correspondiente directamente desde la ficha del pedido. Por ejemplo, puedes enviar un correo electrónico con un enlace de pago — siempre que haya una factura pendiente en el pedido.

1. Ve a la sección CRM → Contactos.

2. Busca el participante deseado por correo electrónico o nombre y abre su ficha de contacto.

3. Ve a la pestaña Pedidos.

4. Selecciona el pedido deseado de la lista o crea uno nuevo, y añade un pago pendiente.

5. En la ficha del pedido, en la parte inferior, busca el pago pendiente y haz clic en el icono de sobre para Enviar correo electrónico.

6. Elige una plantilla, por ejemplo: “Notificación de que se ha añadido un pago”, e introduce el asunto del correo electrónico si es necesario.

7. Haz clic en Enviar.

Más detalles sobre cómo crear pedidos los encontrarás en un artículo aparte.

Correos automáticos sobre la disponibilidad de nuevas lecciones

Kwiga envía automáticamente correos electrónicos a los participantes cuando una nueva lección está disponible para ellos. El correo incluye el título de la lección y un botón con un enlace a la plataforma.

Si estás añadiendo una nueva lección a un curso en curso y quieres que los participantes reciban una notificación, simplemente establece la hora de apertura de la lección un poco después de la hora en que la agregaste. Por ejemplo, si agregas la lección hoy a las 12:00, establece la hora de apertura a las 13:00 o más tarde.

Nota: el sistema envía correos electrónicos automáticos solo si la hora de apertura de la lección está claramente especificada y tiene un retraso de al menos 30 minutos. Esto le da a la plataforma tiempo suficiente para generar y enviar la notificación.

Más detalles sobre cómo configurar los retrasos están disponibles en un artículo aparte.

Este enfoque mantiene informados a los participantes con un esfuerzo mínimo y hace que la experiencia de aprendizaje sea más estructurada y cómoda.