Gel et dégel de l’accès à un produit

Il arrive qu’un participant soit temporairement dans l’impossibilité de poursuivre son apprentissage, par exemple en raison de vacances, d’une maladie ou d’autres circonstances personnelles. Dans ce cas, il n’est pas nécessaire de supprimer complètement l’accès au produit : la plateforme vous permet de suspendre l’accès pour la période requise, puis de le rétablir automatiquement ou manuellement.

Comment suspendre l’accès à un produit

Pour suspendre l’accès, accédez à la fiche du contact et ouvrez l’onglet Produits , puis trouvez le produit requis parmi les produits actifs. 

À côté du nom du produit, cliquez sur Suspendre.

Remarque: si vous préférez le faire depuis le cours, sélectionnez le cours requis et ouvrez l’onglet Participants, trouvez le participant requis dans la liste et, dans la colonne Accès , cliquez sur Suspendre. Les étapes de configuration suivantes sont les mêmes que dans la fiche du contact.

Dans la fenêtre qui s’ouvre, indiquez comment déterminer la période de suspension : vous pouvez sélectionner pour une période spécifique et définir le nombre de mois et de jours, ou sélectionner jusqu’à une date spécifique et indiquer la date exacte de fin de la suspension.

Vous devez également déterminer quand la suspension commence. Par défaut, l’option à partir du moment actuelest disponible, ce qui démarre la suspension immédiatement après l’enregistrement. Si vous devez planifier la suspension de l’accès à l’avance — par exemple, si le participant vous informe de prochaines vacances — vous pouvez sélectionner à partir d’une date spécifique et indiquer quand la suspension doit commencer.

Avec l’option jusqu’à une date spécifique , au lieu d’indiquer le nombre de mois et de jours, vous devez sélectionner la date et l’heure exactes jusqu’auxquelles la suspension durera, ainsi que le fuseau horaire. En fonction de la date et de l’heure sélectionnées, la plateforme calcule automatiquement la durée de la suspension en jours, heures et minutes et l’affiche sous le calendrier.

Ci-dessous, quelle que soit l’option de période sélectionnée, vous pouvez ajouter un commentaire : il s’agit d’une note interne qui n’est pas envoyée au participant. La plateforme affiche également la date à laquelle l’accès sera automatiquement rétabli après la fin de la suspension et la date à laquelle l’accès au produit prendra fin, en tenant compte de la prolongation. Cette fenêtre affiche des informations sur le forfait et le numéro de commande associés au produit. N’oubliez pas de cliquer sur Enregistrerpour appliquer les modifications.

Après une suspension, la date de fin d’accès au produit est automatiquement prolongée du nombre de jours de suspension. Cela signifie que le participant ne perd pas la période payée : elle est simplement reportée à la période pendant laquelle l’accès a été suspendu. Pendant la suspension, le participant n’a pas accès au contenu du produit.

Le participant est informé de la suspension de l’accès par un e-mail automatique qui l’informe de la période de suspension et des restrictions en vigueur pendant cette période, et l’avertit qu’un e-mail distinct sera envoyé lorsque l’accès sera rétabli. En outre, sur la page du cours, le participant voit la date à laquelle l’accès au produit sera rétabli.

Comment rétablir l’accès à un produit

Si vous devez rétablir l’accès avant la date prévue, dans la fiche du contact, sous l’onglet Produits , cliquez sur Rétablir l’accès, qui apparaît à la place du bouton de gel lorsque le produit est verrouillé.

Dans la fenêtre de confirmation, la plateforme affichera la date à laquelle le gel aurait dû être automatiquement annulé, la date de fin d'accès actuelle tenant compte de toute la période de gel, ainsi que la date de fin d'accès effective qui sera définie si vous dégeler le produit maintenant.

Veuillez noter que la date de fin d'accès est recalculée : moins le produit est resté longtemps à l'état gelé, moins de jours sont ajoutés à la période initiale.

Pour confirmer l'action, cliquez sur le bouton Dégeler. 

L'accès au produit sera rétabli immédiatement, et le participant pourra à nouveau utiliser le contenu. 

Le participant sera également informé du rétablissement de l'accès dans un e-mail automatique. Celui-ci indique que l'accès a été rétabli et précise la date jusqu'à laquelle le participant peut continuer à étudier les contenus.