Jak wysłać e-mail do uczestnika

Platforma Kwiga oferuje kilka narzędzi, które umożliwiają szybkie i wygodne wysyłanie e-mail: ręcznie lub automatycznie, do pojedynczego uczestnika lub całej grupy. Możesz poinformować o nowej lekcji, wysłać instrukcje dotyczące zamówienia lub ponownie przesłać e-mail aktywacyjny. Ten artykuł pomoże Ci zrozumieć, jak i kiedy korzystać z każdej z dostępnych metod.

Przypomnienie dostępu do konta

Zdarza się, że uczestnik nie wie, jak zalogować się do swojego konta, albo zapomniał hasła. W takich przypadkach możesz ręcznie wysłać e-mail z tymczasowym linkiem do logowania. To wygodne i szybkie — uczestnik otrzyma email z przyciskiem umożliwiającym logowanie bez hasła i kodu.

W karcie wybranej łączności kliknij Przypomnij o dostępie do konta.

Uczestnik otrzyma e-mail zawierającą tymczasowy link, który będzie aktywny przez 20 minut — to wystarczająco, aby użytkownik mógł szybko się zalogować i kontynuować naukę.

Przykład e-mail z przypomnieniem dostępu:

Ponowne wysłanie e-mailu aktywacyjnego

Jeśli uczestnik nie potwierdził adresu email lub zgubił e-mail po rejestracji, można ją łatwo wysłać ponownie.

1. Przejdź do sekcji CRM → Łączność

2. Znajdź odpowiedniego uczestnika po adresie email lub imieniu. Zaznacz go.

3. Kliknij przycisk Działania masowe.

4. Wybierz opcję Łączność → Wyślij e-mail aktywacyjny.

Po wysłaniu e-mailu kliknij Przystępować.

W ten sposób uczestnik otrzyma e-mail od Twojej szkoły i może kliknąć link, aby zalogować się do swojego profilu.

Tak wygląda systemowy szablon e-mailu aktywacyjnego:

Wysyłanie e-mailu przez kampanie mailingowe

To narzędzie będzie przydatne, gdy trzeba przesłać informacje nie tylko jednemu uczestnikowi, ale całej grupie lub nawet wszystkim klientom. Kampanie mailingowe to elastyczne narzędzie do przypomnień, życzeń, instrukcji lub e-mailów reklamowych. Możesz stworzyć szablon raz i wykorzystywać go do jednorazowej lub regularnej komunikacji.

1. Przejdź do sekcji Email campaigns → Wyślij e-mail.

2. Kliknij + Nowa kampania.

3. Dodaj nazwę kampanii i wybierz listę uczestników, którzy mają ją otrzymać. W razie potrzeby możesz stworzyć listę z tylko jednym kontaktem.

Uwaga: Możliwe jest tworzenie kampanii według segmentów lub dla statycznej (zwykłej) listy kontaktów. Jeśli nie masz pewności, który typ wybrać, zalecamy użycie listy statycznej — jest to wygodniejsze, zwłaszcza dla jednorazowych kampanii.

4. Stwórz lub wybierz odpowiedni szablon e-mailu.

5. Ustaw termin wysyłki i zaplanuj lub wyślij e-mail natychmiast.

Wcześniej przygotowane szablony pomogą zaoszczędzić czas i zapewnią spójność komunikacji. Możesz mieć oddzielne szablony dla różnych sytuacji — sprawi to, że Twoja komunikacja będzie profesjonalna i przyjemna dla uczestników.

Wysyłanie e-mailów z poziomu zamówienia

Ta metoda najlepiej sprawdza się w sytuacjach dotyczących płatności, faktur lub szczegółów zamówienia. Wszystkie zamówienia zawierają dane kontaktowe, dzięki czemu łatwo możesz wysłać odpowiednią e-mail bezpośrednio z karty zamówienia. Na przykład możesz wysłać e-mail z linkiem do płatności — w tym celu zamówienie musi zawierać nieopłaconą płatność.

1. Otwórz sekcję CRM → Łączność.

2. Znajdź odpowiedniego uczestnika według e-maila lub imienia i otwórz jego kartę kontaktową.

3. Przejdź do zakładki Zamówienia.

4. Wybierz odpowiednie zamówienie z listy lub utwórz nowe i dodaj nieopłaconą płatność.

5. W karcie zamówienia, na dole, znajdź nieopłaconą płatność i kliknij ikonę koperty, aby wysłać e-mail.

6. Wybierz szablon, np. „Informacja o dodaniu płatności” i wpisz temat e-mailu, jeśli to konieczne.

7. Kliknij Wyślij.

Więcej informacji o tworzeniu zamówień znajdziesz w osobnym artykule.

Automatyczne e-mail o otwarciu nowej lekcji

Kwiga automatycznie wysyła e-mail uczestnikom, gdy dla nich zostaje otwarta nowa lekcja. E-mail zawiera tytuł lekcji i przycisk z linkiem do przejścia na platformę.

Jeśli dodajesz nową lekcję do kursu, który już trwa, i chcesz, by uczestnicy otrzymali powiadomienie — po prostu ustaw czas otwarcia lekcji nieco później niż moment jej dodania. Na przykład, jeśli dodajesz lekcję dzisiaj o 12:00, ustaw czas otwarcia na 13:00 lub później.

Uwaga: System wysyła automatyczne e-mail tylko wtedy, gdy czas otwarcia lekcji jest jasno określony i z co najmniej 30-minutowym opóźnieniem. Daje to platformie wystarczająco czasu na przygotowanie i wysłanie powiadomienia.

Więcej o ustawieniach opóźnień w osobnym artykule.

Takie podejście pozwala utrzymać uczestników na bieżąco bez zbędnego wysiłku i sprawia, że nauka jest bardziej uporządkowana i komfortowa.