Как отправить участнику письмо

Платформа Kwiga предоставляет несколько инструментов, с помощью которых можно быстро и удобно отправить письмо: вручную или автоматически, отдельному участнику или группе. Вы можете сообщить о новом уроке, отправить инструкции по заказу или повторить активационное письмо. Эта статья поможет разобраться, как и когда использовать каждый из доступных способов.

Напомнить доступ к кабинету

Бывает, что участник не может найти, как войти в свой кабинет, или забыл пароль. В таких случаях вы можете вручную отправить письмо с временной ссылкой на вход. Это удобно и быстро — участник получит email с кнопкой, позволяющей войти без пароля и кода.

В карточке нужного контакта нажмите Напомнить доступ в кабинет.

Участнику будет отправлено письмо, содержащее временную ссылку, которая будет действовать 20 минут — этого достаточно, чтобы пользователь мог быстро войти и продолжить обучение.

Пример письма с напоминанием доступа:

Повторная отправка активационного письма

Если участник не подтвердил email или потерял письмо после регистрации, можно быстро повторно его отправить.

1. Перейдите в раздел CRM → Контакты.

2. Найдите нужного участника по email или имени. Отметьте галочкой этого участника.

3. Нажмите кнопку Массовые действия.

4. Выберите действие с Контактами → Отправить активационное письмо.

После того как письмо будет отправлено, кликнуть Продолжить.

Таким образом участник получит письмо от вашей школы, и может из него перейти по ссылке чтобы авторизоваться в своем профиле.

Как выглядит системный шаблон активационного письма:

Отправка письма через рассылки

Этот инструмент пригодится, если нужно отправить информацию не только одному участнику, но и всей группе или даже всем клиентам. Рассылки — это гибкий инструмент для напоминаний, поздравлений, инструкций или рекламных сообщений. Вы можете создать шаблон один раз и использовать его для точечных или регулярных коммуникаций.

1. Перейдите в раздел Рассылки → Email рассылки.

2. Нажмите +Рассылка.

3. Добавьте Название рассылки. И выберите список участников, которые должны получить рассылку. При необходимости вы можете создать список с 1 контактом.

Примечание: есть возможность создавать рассылки по сегменту, или рассылки для статического (обычного) списка контактов. Если вы не уверены, какой тип рассылки выбрать, рекомендуем использовать статический список — это удобнее, особенно для одноразовых рассылок.

4. Создайте или выберите нужный шаблон письма.

5. Настройте, когда отправить рассылку, и запланируйте или отправьте сразу.

Заранее подготовленные шаблоны помогут сэкономить время и обеспечат последовательность в коммуникации. Вы можете иметь отдельные шаблоны для каждого типа ситуаций — это сделает ваше общение профессиональным и приятным для участников.

Отправка письма через заказ

Этот способ лучше всего подходит для ситуаций, когда письмо касается оплаты, счета или деталей заказа. Все заказы уже содержат контактную информацию, поэтому вы легко сможете отправить нужное письмо прямо из карточки заказа. Например, можно отправить письмо со ссылкой на оплату заказа — для этого в заказе должен быть неоплаченный платеж.

1. Откройте раздел CRM → Контакты.

2. Найдите нужного участника по email или имени и откройте его карточку контакта.

3. Перейдите на вкладку Заказы.

4. Выберите нужный заказ из списка или создайте новый, и добавьте неоплаченный платеж.

5. В карточке заказа, внизу, найдите неоплаченный платеж и нажмите на значок конверта, чтобы Отправить письмо.

6. Выберите шаблон, например - Сообщение о том, что добавлен платеж, и укажите тему письма, при необходимости.

7. Нажмите Отправить.

Подробнее о создании заказов — в отдельной статье.

Автоматические письма об открытии нового урока

Kwiga автоматически отправляет письма участникам, когда для них открывается новый урок. В письме содержится название урока и кнопка со ссылкой для перехода на платформу.

Если вы добавляете новый урок в курс, который уже продолжается, и хотите, чтобы участники получили оповещение — просто установите время открытия урока немного позже момента его добавления. Например, если вы добавляете урок сегодня в 12:00, выставьте время открытия на 13:00 или позже.

Примечание: система отправляет автоматические письма только если время открытия урока указано четко и с задержкой не менее 30 минут. Это дает платформе достаточно времени, чтобы сформировать и отправить уведомление.

Подробнее о настройке задержек в отдельной статье.

Такой подход позволяет держать участников в курсе без лишних усилий и делает обучение более структурированным и комфортным.