Doručovanie e-mailov: prečo e-maily neprichádzajú a ako to opraviť

Na platforme Kwiga môžete odosielať rôzne typy e-mailov: bežné kampane, e-maily prostredníctvom automatizácie a systémové správy (aktivácia, potvrdenie platby, upozornenia na kontrolu cvičení atď.). Niekedy však e-maily nedorazia príjemcom.

Čo je nedoručenie (Bounce)

Nedoručenie je zlyhanie doručenia, ku ktorému dôjde, keď poštový server nemôže doručiť správu príjemcovi.

Keď odošlete e-mail prostredníctvom Kwiga, najprv sa dostane na naše servery a následne sa odošle na poštový server príjemcu (Gmail, Outlook atď.). Ak server príjemcu z akéhokoľvek dôvodu nemôže e-mail prijať, odošle späť správu s vysvetlením problému. Táto správa sa nazýva nedoručenie. 

Nižšie sa pozrieme na rôzne typy nedoručení a najčastejšie dôvody, prečo e-maily nedorazia príjemcom.

1. Trvalé nedoručenie (Hard Bounce)

Ide o konečné zlyhanie doručenia – e-mail nikdy nebude doručený. Hlavné dôvody:

• Neexistujúca e-mailová adresa – najčastejší dôvod

• Neexistujúca doména – doména v adrese neexistuje

• Blokovaný odosielateľ – príjemca zablokoval vašu adresu

• Odmietnutie serverom – poštový server e-maily trvalo odmieta atď.

2. Dočasné nedoručenie (Soft Bounce)

Ide o dočasný problém, ktorý možno vyriešiť. Hlavné dôvody:

• Plná schránka – príjemcovi došlo miesto

• Dočasné problémy so serverom – server nie je dostupný alebo je preťažený

• Veľká veľkosť e-mailu – e-mail je príliš veľký

• Spamové filtre – e-mail skončil v spame

• Problémy s DNS – dočasné problémy s nastaveniami domény atď.

Prečo sa e-mail už neodosiela klientovi

Ak bolo pre e-mailovú adresu klienta predtým zaznamenané nedoručenie, systém Kwiga automaticky prestane odosielať e-maily na túto adresu. Ide o dôležitý ochranný mechanizmus, ktorý funguje v záujme všetkých používateľov platformy vrátane vašich ostatných študentov.

Ak sa naďalej pokúšate odosielať e-maily na takéto neplatné adresy, poskytovatelia e-mailových služieb vás začnú považovať za spammera. To môže viesť k tomu, že vaše e-maily budú končiť v spame aj u klientov, ktorí ich očakávajú.

Okrem toho to pomáha dodržiavať pravidlá poskytovateľov e-mailových služieb. Gmail, Outlook a ďalšie služby môžu zablokovať odosielateľa, ktorý ignoruje nedoručenia a pokračuje v odosielaní e-mailov na neexistujúce adresy. 

Ako obnoviť odosielanie

Niekedy sa situácia môže zmeniť. Klient napríklad vyprázdnil svoju plnú schránku. V takýchto prípadoch možno odosielanie e-mailov obnoviť.

Ak vám klient oznámil, že problém bol vyriešený, kontaktujte podporu Kwiga. Nezabudnite uviesť presnú e-mailovú adresu, pre ktorú je potrebné obnoviť odosielanie, a opíšte, čo bolo vykonané na vyriešenie problému. Napríklad: „Klient potvrdil, že vyprázdnil svoju schránku.“

Podpora analyzuje situáciu, skontroluje históriu nedoručení a ak to bude možné, obnoví odosielanie e-mailov na uvedenú adresu.

Informácie o tom, čo robiť, ak študent pri registrácii zadal nesprávny e-mail, nájdete v samostatnom článku.

Kontrola databázy pred importom

Ak plánujete importovať databázu e-mailových adries pre kampane, ktorú zhromažďujete už dlhší čas, dôrazne odporúčame pred nahraním do Kwiga skontrolovať jej kvalitu.

Pred importom by ste mali odstrániť zjavne nesprávne adresy s preklepmi, bez symbolu @ alebo s neexistujúcimi doménami. Pri veľkých databázach je užitočné použiť špeciálne služby na overovanie e-mailových adries, ktoré kontrolujú, či sú adresy platné. 

Poznámka: V prípade potreby môžete tiež kontaktovať podporu Kwiga a získať ďalšie konzultácie týkajúce sa overenia vašej databázy kontaktov (môžu byť spoplatnené samostatne).