Yazışmalar: Telegram, WhatsApp, Instagram ve diğer mesajlaşma uygulamalarından gelen doğrudan mesajlar

"Konuşmalar" bölümü, kullanıcıların Telegram, WhatsApp, Instagram Direct, Facebook Messenger ve Viber üzerinden KWIGA'ya bağlı botlara gönderdiği özel mesajları bir araya getirir.

Bu bölüm, mesajlaşma uygulamaları arasında geçiş yapmadan abonelerle tek bir yerden iletişim kurmanızı sağlar. Soruları yanıtlayabilir, materyal gönderebilir, konuşmaları CRM kişileriyle ilişkilendirebilir ve talepleri ekip üyelerine atayabilirsiniz.

Konuşma listesi

Bölümün sol tarafında bağlı botlar ve abonelerle yaptıkları konuşmalar gösterilir. Bir botu seçerek bot üzerinden gelen tüm talepleri görebilirsiniz.

Her botun abone sayısı gösterilir. Bu, kitle etkinliğini hızla değerlendirmenize ve belirli bir kullanıcıyla konuşma başlatmanıza yardımcı olur.

Bir konuşma henüz KWIGA'daki bir kişiyle ilişkilendirilmemişse "Kişi yok" etiketiyle gösterilir.

Arama ve filtreler

Konuşmaların sayısı arttıkça arama ve filtreler talepleri hızla bulmanıza, durumlarını kontrol etmenize ve ekibinizin çalışmalarını takip etmenize yardımcı olur.

Şu filtreler kullanılabilir:

• Konuşma durumu: tümü, yeni, kullanıcı yanıtı bekleniyor, destek yanıtı bekleniyor veya kapalı. Örneğin, yalnızca yeni talepleri görüntüleyebilir veya bir ekip üyesinin yanıtını bekleyen konuşmaları bulabilirsiniz.

• Durum: tümü, aktif, engellenmiş veya okunmamış mesajı olan. Bu filtre, aktif konuşmaları engellenmiş olanlardan ayırmanıza ve yeni mesajları kaçırmamanıza yardımcı olur.

• Atanan kişi: tümü, bana atananlar veya atanmamış olanlar. Mesajlarla birden fazla ekip üyesi ilgileniyorsa herkes kendi taleplerini görüntüleyebilir veya henüz atanmamış konuşmaları bulabilir.

• Kullanıcı eşleşmesi: tümü, eşleşenler veya eşleşmeyenler. Bu filtre, henüz CRM kişileriyle ilişkilendirilmemiş konuşmaları bulmanızı sağlar.

• Etiketler: konuşmaları atanmış etiketlerine göre filtreleyin. Örneğin, talepleri konularına göre gruplandırmak için "Ödeme soruları", "Destek" veya "Kursla ilgileniyor" etiketlerini kullanabilirsiniz.

Listeyi daraltmak için birden fazla filtreyi birlikte kullanabilirsiniz. Örneğin, kimseye atanmamış tüm aktif konuşmaları veya destek yanıtı bekleyen tüm okunmamış mesajları bulabilirsiniz.

Konuşmayı görüntüleme

Konuşma geçmişini açmak için bir kullanıcı seçin. Kullanıcının adı, botun adı ve Sohbet Kimliği üstte görünür.

Mesaj geçmişi, kullanıcının ne sorduğunu, hangi yanıtları aldığını ve kendisine hangi materyallerin gönderildiğini görmenizi sağlar.

Bu, özellikle talebi başka bir ekip üyesi devraldığında yararlıdır – kullanıcının zaten verdiği bilgileri tekrar sorması gerekmez.

Konuşmada, toplu gönderimler yoluyla kullanıcıya iletilen mesajlar da gösterilir. Bu mesajlar "Toplu gönderim" olarak işaretlenir; böylece bunları normal mesajlardan kolayca ayırt edebilirsiniz.

Böylece kullanıcının toplu gönderimlerle hangi mesajları aldığını görebilir ve sonraki konuşmalarda bunları dikkate alabilirsiniz.

Konuşmayı bir kişiyle ilişkilendirme

Bir konuşmayı KWIGA CRM'deki bir kişiyle ilişkilendirebilirsiniz. Böylece mesajlaşma uygulamasındaki konuşma ile müşterinin platformdaki bilgileri bir araya gelir.

Örneğin, bir kullanıcı Telegram'da bir kurs hakkında soru sorarsa ve bu kişi CRM'nizde zaten kayıtlıysa konuşmayı o kişiyle ilişkilendirebilirsiniz. Böylece ekibiniz, müşterinin mevcut bilgilerini dikkate alarak taleple ilgilenebilir.

Bunu yapmak için:

1. Konuşmayı açın.

2. Kullanıcının adının yanındaki "Kişiyi ilişkilendir" seçeneğine tıklayın.

3. Kişiyi adına veya e-posta adresine göre bulun.

4. Kişiyi seçin ve "Kişiyi ilişkilendir" seçeneğine tıklayın.

İlişkilendirme tamamlandığında kişinin adı, konuşmada kullanıcının adının yanında görünür. Gerekirse ilişkilendirilmiş kişiyi değiştirebilirsiniz.

Mesajları yanıtlama

Telegram, WhatsApp veya başka bir bağlı mesajlaşma uygulamasını açmadan kullanıcıları doğrudan KWIGA üzerinden yanıtlayabilirsiniz.

Konuşmayı açın ve pencerenin altındaki alana mesajınızı yazın. Yanıtınızı göndermek için gönder düğmesine tıklayın.

Mesaj alanında ek araçlar bulunur:

• Dosya – belge, sunum, yönerge ve diğer dosyaları gönderin.

• Fotoğraf çek – konuşma sırasında fotoğraf ekleyin.

• Ses kaydet – bir konuyu yazarak anlatmaktansa sesli açıklamak daha kolaysa sesli mesaj gönderin.

• Video kaydet – video mesaj kaydedip gönderin.

• Depolama alanından – KWIGA depolama alanında kayıtlı dosyaları ekleyin. Örneğin, bir kurs sunumunu, yönergeleri veya eğitim materyallerini hızla gönderebilirsiniz.

• Emoji – mesaja emoji ekleyin.

• Hızlı yanıtlar – sık sorulan sorular için hazır şablonlar.

Hızlı yanıtlar

Ekibiniz aynı soruları düzenli olarak yanıtlıyorsa mesaj şablonları oluşturabilirsiniz. Bu, zaman kazandırır ve müşterilerle iletişimin tutarlı olmasını sağlar.

Örneğin kurs fiyatları, ödeme seçenekleri, kurslara erişim veya destek iletişim bilgileri için şablonlar hazırlayabilirsiniz.

Şablon oluşturmak için:

1. Hızlı yanıtlar bölümünü açın.

2. "Şablon oluştur" seçeneğine tıklayın.

3. Şablon adını ve yanıt metnini girin.

4. Şablonu kaydedin.

Metinde değişkenler kullanabilirsiniz:

• {name} – abonenin adı.

• {first_name} – yalnızca adı.

Kullanıcının adı mevcut değilse bunun yerine @username kullanılır.

Bir görüşmede şablon kullanmak için mesaj alanına # yazın ve istediğiniz hızlı yanıtı seçin.

Görüşmeleri dışa aktarın

Abone ve görüşme verilerini KWIGA dışında kullanmak için dışa aktarın.

Örneğin destek ekibiyle iletişime geçen kullanıcıları listeleyebilir, abonelerin nereden geldiğini analiz edebilir veya verileri elektronik tablolarda işleyebilirsiniz.

Verileri dışa aktarmak için:

1. Görüşme listesinin altındaki "Dışa aktar" seçeneğine tıklayın.

2. Dosya biçimi olarak CSV'yi seçin.

3. Gerekirse tarih biçimini ayarlayın.

4. Dosyaya eklenecek alanları seçin.

5. İsterseniz alanları sürükleyerek sıralarını değiştirebilirsiniz.

6. "Dışa aktar" seçeneğine tıklayın.

Kullanılabilir alanlar şunlardır:

• bot;

• abonenin adı ve soyadı;

• Telegram @username ve kimliği;

• abonelik tarihi ve kaynağı;

• abone durumu ve görüşme durumu;

• atanan ekip üyesi ve etiketler;

• son mesaj ve okunmamış mesaj sayısı;

• bağlantılı KWIGA kişisinin adı, e-posta adresi ve telefon numarası.

Yalnızca ihtiyacınız olan alanları seçip mevcut sıralarını koruyabilirsiniz. Verileri düzenli olarak aynı ayarlarla dışa aktarıyorsanız bu kullanışlıdır.

Lütfen unutmayın: Kişi bilgileri, yalnızca kişilere erişmek için gerekli izniniz varsa dışa aktarılan dosyaya eklenir.

Ekip erişim izinleri

Görüşmeleri bir ekip yönetiyorsa yönetici, bu bölüme erişimi her ekip grubu için ayrı ayrı ayarlayabilir.

Bu, sorumlulukları dağıtmaya ve belirli ekip üyelerinin ihtiyaç duymadığı işlemlere erişimi kısıtlamaya yardımcı olur.

"Görüşmeler" bölümü için şu izinler kullanılabilir:

• Görüntüleme – görüşme listesini ve mesaj geçmişini görüntüleme.

• Bir görüşmeye yanıt verin – mesaj gönderin, görüşmeleri kapatıp yeniden açın ve bunlardan sorumlu kişileri atayın.

• Dışa aktarın – abone ve görüşme verilerini bir dosyaya aktarın.

Örneğin, destek personeline görüşmeleri görüntüleme ve yanıtlama erişimi verirken dışa aktarma erişimini yöneticilere ayırabilirsiniz.

Not: Bağlantılı kişilerin verilerini dışa aktarmak için personelin CRM'deki kişileri görüntüleme iznine de ihtiyacı vardır.