Importieren und Übertragen der Studentendatenbank

Import in den Kurs

Wenn Sie bereits eine Liste von Schülern haben, die Sie zu einem bestimmten Kurs hinzufügen möchten, können Sie dies über den Massenimport tun.

Datei hinzufügen und Import einrichten

1. Öffnen Sie den Abschnitt Kurse und gehen Sie zum gewünschten Kurs.

2. Klicken Sie auf der Registerkarte „Teilnehmer” auf die Schaltfläche „+” und wählen Sie die Registerkarte „Importieren”.

3. Geben Sie einen Namen für den Import ein.

Hinweis: Der Importverlauf wird gespeichert, indem Sie einen eindeutigen Namen angeben. So können Sie den gewünschten Import leichter finden, falls Fragen auftreten.

4. Laden Sie die Datei mit der Schülerdatenbank im Format csv oder xlsx hoch.

Sie können sowohl eine Liste mit E-Mail-Adressen als auch eine erweiterte Tabelle mit persönlichen Daten, Links zu sozialen Netzwerken und zusätzlichen Anmerkungen importieren.

Wenn die Datei mehr als 5000 Zeilen enthält, verarbeitet das System nur die ersten 5000 Einträge. Sie können auch eine Beispieldatei herunterladen, um die Daten korrekt zu formatieren.

In Kwiga können Sie eigene Felder in der Kontaktkarte entsprechend Ihren Geschäftsprozessen erstellen, um sie für Automatisierungen und die Segmentierung Ihrer Zielgruppe zu verwenden.

Wenn Sie eine CSV-Datei importieren, müssen Sie ein Trennzeichen angeben (z. B. ein Semikolon oder ein Komma). Wenn Sie nicht wissen, welches Zeichen verwendet wird, können Sie die Datei im XLSX-Format speichern und dann importieren. Bei XLS- oder XLSX-Dateien muss kein Trennzeichen angegeben werden. Wenn die Datei Spaltenüberschriften enthält, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Erste Zeile überspringen.

An dieser Stelle können Sie auch Tags zu allen Kontakten in der Datei hinzufügen.

Hinweis: Wir empfehlen, für jeden neuen Import sofort einen separaten Tag hinzuzufügen.

Hier können Sie auch den Zugriff auf das Produkt freigeben und das entsprechende Angebot auswählen.

Konfigurieren Sie auch die Benachrichtigungen – ändern Sie die Sprache, wählen Sie eine E-Mail-Vorlage aus oder deaktivieren Sie den Versand von Benachrichtigungen. Klicken Sie anschließend auf Datei hochladen.

Datenverarbeitung und Abschluss des Imports

Das System beginnt mit der Verarbeitung der Daten – dies kann je nach Dateigröße und Anzahl der Kontakte einige Sekunden dauern.

Im nächsten Schritt sehen Sie auf der Registerkarte Importverlauf die im vorherigen Schritt ausgewählten Einstellungen sowie eine Tabelle mit Spalten, in denen Sie angeben müssen, welche Daten importiert und wo sie gespeichert werden sollen.

Sie können unnötige Spalten überspringen oder nur E-Mail-Adressen importieren.

Hinweis: In diesem Schritt können Sie den Teilnehmern Tags zuweisen, indem Sie eine bestimmte Spalte auswählen und sie mit einem Tag versehen. Wenn in der Spalte beispielsweise der Tarif angegeben ist, können Sie alle Schüler mit dem entsprechenden Tag kennzeichnen, um sie später schnell zu filtern und ihnen entsprechend ihrem Tarif Zugang zu gewähren.

Wenn alle Einstellungen festgelegt sind, klicken Sie auf Import starten.

Import in CRM

Es gibt eine zweite Möglichkeit zum Massenimport von Kontakten, die praktisch ist, wenn Sie eine Kundendatenbank für Mailings übertragen, Kontakte ohne Zuordnung zu einem bestimmten Kurs importieren oder einfach lieber direkt im CRM arbeiten möchten.

So importieren Sie Kontakte in das CRM

1. Gehen Sie zum Menü CRM und wählen Sie Kontakte.

2. Klicken Sie auf die Schaltfläche + und gehen Sie zur Registerkarte Import.

3. Geben Sie den Namen des Imports ein und wählen Sie die Datei mit den E-Mail-Adressen der Kontakte aus.

Hinweis: Der Importverlauf wird unter einem eindeutigen Namen gespeichert. So können Sie den gewünschten Import bei Fragen leichter finden.

4. Laden Sie die Datei im Format csv oder xlsx hoch.

Wenn die Datei mehr als 5000 Zeilen enthält, verarbeitet das System nur die ersten 5000 Einträge. Sie können auch eine Beispieldatei herunterladen, um die richtige Formatierung zu gewährleisten.

Der Import ist sowohl für E-Mail-Adresslisten als auch für erweiterte Tabellen mit persönlichen Daten, Links zu sozialen Netzwerken und zusätzlichen Markierungen möglich.

Auf Kwiga können Sie in der Kontaktkarte eigene Felder entsprechend Ihren Geschäftsprozessen erstellen, die Sie dann für die Automatisierung und Segmentierung Ihrer Zielgruppe verwenden können.

Import-Einstellungen

Wenn Sie eine csv-Datei importieren, müssen Sie ein Trennzeichen (z. B. Komma) angeben. Wenn Sie nicht wissen, welches Trennzeichen verwendet wird, wenden Sie sich bitte an den Kwiga-Support. Für xls- oder xlsx-Dateien muss kein Trennzeichen angegeben werden. Wenn die Datei Spaltenüberschriften enthält, aktivieren Sie das Kontrollkästchen „Erste Zeile überspringen”.

In diesem Schritt können Sie auch Tags zu allen Kontakten in der Datei hinzufügen. Sie können den Zugriff auf das Produkt nicht öffnen und das Versenden einer E-Mail über die Aufnahme in die Kontaktdatenbank (Aktivierungs-E-Mail) deaktivieren.

Klicken Sie anschließend auf Datei hochladen und das System beginnt mit der Datenverarbeitung. Dies kann je nach Dateigröße und Anzahl der Kontakte einige Sekunden dauern.

Im nächsten Schritt sehen Sie die im vorherigen Schritt ausgewählten Einstellungen sowie eine Tabelle mit Spalten, in denen Sie angeben müssen, welche Daten importiert und wo sie gespeichert werden sollen. Sie können unnötige Spalten überspringen oder nur E-Mail-Adressen importieren.

Wenn alle Einstellungen vorgenommen wurden, klicken Sie auf Import starten.

Aktualisieren von Kontaktdaten

Sie können die Daten bereits vorhandener Kontakte in CRM Kwiga aktualisieren. Beispielsweise wenn zuvor nur E-Mail-Adressen importiert wurden und Sie nun zusätzliche Felder hinzufügen möchten.

In diesem Fall gewähren Sie keinen Zugriff auf das Produkt und aktivieren Sie nicht die Option „Aktivierungs-E-Mail senden”. Alle E-Mail-Adressen, die bereits im CRM vorhanden sind, werden nicht erneut hinzugefügt – das System aktualisiert lediglich die vorhandenen Kontakte und ergänzt sie mit den neuen Daten.

Auf diese Weise können Sie bestimmten Teilnehmern ganz einfach Tags hinzufügen, indem Sie diese einfach in der Datei angeben. Wenn Sie mehrere Tags gleichzeitig hinzufügen möchten, geben Sie diese durch Kommas getrennt in eine Zelle der Tabelle ein. Sie können auch ein zusätzliches Benutzerfeld erstellen und die gewünschten Informationen dort eingeben.

Hinweis: In Kwiga CRM können Sie auch Massenaktionen für alle Kontakte oder eine ausgewählte Gruppe von Kontakten durchführen.

Der Import von Schülern in Kwiga ist eine schnelle und bequeme Möglichkeit, Ihre Kontaktdatenbank zu übertragen, Zugriffsrechte festzulegen und Arbeitsprozesse zu automatisieren. Sie können Schüler direkt zu einem Kurs hinzufügen oder Kontakte in das CRM importieren, um sie für Mailings und die Segmentierung Ihrer Zielgruppe zu verwenden.

Flexible Einstellungen, Tags und benutzerdefinierte Felder helfen Ihnen, Ihre Daten zu strukturieren und den Lernprozess effektiv zu verwalten. Unabhängig davon, für welche Strategie Sie sich entscheiden, vereinfacht der Import in Kwiga die Verwaltung erheblich und spart Ihnen Zeit.