Εισαγωγή και μεταφορά της βάσης δεδομένων φοιτητών

Εισαγωγή μαθήματος

Αν έχετε ήδη μια λίστα μαθητών που πρέπει να προστεθούν σε ένα συγκεκριμένο μάθημα, μπορείτε να το κάνετε αυτό χρησιμοποιώντας μαζική εισαγωγή.

Μεταφόρτωση αρχείου και ρύθμιση εισαγωγής

1. Ανοίξτε την ενότητα Μαθήματα και μεταβείτε στο επιθυμητό μάθημα.

2. Στην καρτέλα Μέλη, κάντε κλικ στο + και, στη συνέχεια, επιλέξτε την καρτέλα Εισαγωγή.

3. Καθορίστε το όνομα εισαγωγής.

Σημείωση: Το ιστορικό εισαγωγής αποθηκεύεται. Ορίζοντας ένα μοναδικό όνομα, μπορείτε εύκολα να βρείτε την απαιτούμενη εισαγωγή σε περίπτωση ερωτήσεων.

3. Μεταφορτώστε ένα αρχείο με δεδομένα μαθητών σε μορφή CSV ή XLSX

Μπορείτε να εισαγάγετε είτε μια λίστα διευθύνσεων email είτε έναν αναλυτικό πίνακα με προσωπικά δεδομένα, συνδέσμους κοινωνικών δικτύων και πρόσθετες σημειώσεις. Αν το αρχείο περιέχει περισσότερες από 5,000 γραμμές, το σύστημα θα επεξεργαστεί μόνο τις πρώτες 5,000 εγγραφές. Ένα δείγμα αρχείου είναι διαθέσιμο για λήψη ώστε να διασφαλιστεί η σωστή μορφοποίηση.

Στο Kwiga, μπορείτε να δημιουργήσετε προσαρμοσμένα πεδία στην κάρτα επαφής ώστε να ευθυγραμμίζονται με τις επιχειρηματικές σας διαδικασίες, επιτρέποντάς σας να τα χρησιμοποιείτε σε αυτοματισμούς και τμηματοποίηση κοινού.

Αν μεταφορτώνετε ένα αρχείο CSV, καθορίστε το διαχωριστικό (π.χ. ελληνικό ερωτηματικό ή κόμμα). Αν δεν είστε βέβαιοι για το διαχωριστικό, επικοινωνήστε με την υποστήριξη της Kwiga. Για αρχεία XLS/XLSX, δεν χρειάζεται να καθοριστεί διαχωριστικό. Αν το αρχείο περιέχει επικεφαλίδες στηλών, ενεργοποιήστε τον διακόπτη Παράλειψη πρώτης γραμμής.

Σε αυτό το βήμα, μπορείτε να προσθέσετε ετικέτες σε όλες τις επαφές του αρχείου, να παραχωρήσετε πρόσβαση σε ένα προϊόν και να επιλέξετε τη σχετική προσφορά.

Ρυθμίστε τις ειδοποιήσεις email επιλέγοντας γλώσσα, επιλέγοντας πρότυπο email ή απενεργοποιώντας εντελώς την αποστολή email. Αφού κάνετε όλες τις προσαρμογές, κάντε κλικ στο Λήψη αρχείου.

Επεξεργασία δεδομένων και ολοκλήρωση εισαγωγής

Το σύστημα θα ξεκινήσει την επεξεργασία των δεδομένων, κάτι που μπορεί να διαρκέσει λίγα δευτερόλεπτα ανάλογα με το μέγεθος του αρχείου και τον αριθμό των επαφών.

Στην καρτέλα Ιστορικό εισαγωγής, θα δείτε τις ρυθμίσεις που επιλέχθηκαν στο προηγούμενο βήμα και έναν πίνακα με στήλες όπου πρέπει να καθορίσετε ποια δεδομένα θα εισαχθούν και πού θα αντιστοιχιστούν.

Μπορείτε να παραλείψετε περιττές στήλες ή να εισαγάγετε μόνο διευθύνσεις email.

Συμβουλή: Σε αυτό το στάδιο, μπορείτε να αντιστοιχίσετε μια ετικέτα στους συμμετέχοντες επιλέγοντας μια συγκεκριμένη στήλη και επισημαίνοντάς την με ετικέτα. Για παράδειγμα, αν μια στήλη περιέχει πακέτα τιμολόγησης, μπορείτε να προσθέσετε αντίστοιχες ετικέτες στους μαθητές, διευκολύνοντας το φιλτράρισμα των συμμετεχόντων και την παραχώρηση πρόσβασης βάσει του πακέτου τους.

Μόλις οριστούν όλες οι ρυθμίσεις, κάντε κλικ στο Έναρξη εισαγωγής.

Εισαγωγή CRM

Ένας ακόμη τρόπος για μαζική εισαγωγή επαφών, ιδιαίτερα χρήσιμος για μεταφορά βάσης πελατών για καμπάνιες email, εισαγωγή επαφών που δεν συνδέονται με συγκεκριμένο μάθημα ή αν προτιμάτε να εργάζεστε απευθείας μέσα στο CRM.

Πώς να εισαγάγετε επαφές στο CRM

1. Μεταβείτε στο μενού CRM και επιλέξτε Επαφές.

2. Κάντε κλικ στο + και ανοίξτε την καρτέλα Εισαγωγή.

3. Καθορίστε το όνομα εισαγωγής και επιλέξτε το αρχείο που περιέχει τις διευθύνσεις email των επαφών.

Σημείωση: Η αντιστοίχιση ενός μοναδικού ονόματος διευκολύνει τον εντοπισμό της εισαγωγής σε περίπτωση ερωτήσεων.

4. Μεταφορτώστε το αρχείο σε μορφή CSV ή XLSX.

Αν το αρχείο έχει περισσότερες από 5,000 γραμμές, θα υποβληθούν σε επεξεργασία μόνο οι πρώτες 5,000 εγγραφές. Ένα δείγμα αρχείου είναι διαθέσιμο για σωστή μορφοποίηση. Η εισαγωγή υποστηρίζει τόσο λίστες email όσο και αναλυτικούς πίνακες με προσωπικά δεδομένα, συνδέσμους κοινωνικών δικτύων και πρόσθετες σημειώσεις. Το Kwiga σάς επιτρέπει να δημιουργείτε προσαρμοσμένα πεδία στην κάρτα επαφής για αυτοματοποίηση και τμηματοποίηση κοινού.

Ρυθμίσεις εισαγωγής

Αν εισάγετε ένα αρχείο CSV, καθορίστε το διαχωριστικό (π.χ. κόμμα). Επικοινωνήστε με την υποστήριξη της Kwiga αν δεν είστε βέβαιοι για το διαχωριστικό. Για αρχεία XLS/XLSX, δεν απαιτείται διαχωριστικό. Αν το αρχείο περιέχει επικεφαλίδες στηλών, ενεργοποιήστε τον διακόπτη Παράλειψη πρώτης γραμμής.

Σε αυτό το στάδιο, μπορείτε επίσης να προσθέσετε ετικέτες σε όλες τις επαφές του αρχείου και να επιλέξετε αν θα παραχωρήσετε πρόσβαση στο προϊόν ή θα απενεργοποιήσετε τις ειδοποιήσεις email ενεργοποίησης.

Κάντε κλικ στο Μεταφόρτωση αρχείου και το σύστημα θα ξεκινήσει την επεξεργασία των δεδομένων. Αυτό μπορεί να διαρκέσει λίγα δευτερόλεπτα, ανάλογα με το μέγεθος του αρχείου και τον αριθμό των επαφών.

Στο επόμενο βήμα, θα δείτε τις ρυθμίσεις που επιλέχθηκαν νωρίτερα και έναν πίνακα όπου πρέπει να ορίσετε ποια δεδομένα θα εισαχθούν και πού θα τοποθετηθούν. Μπορείτε να παραλείψετε περιττές στήλες ή να εισαγάγετε μόνο διευθύνσεις email. 

Μόλις οριστούν όλες οι παράμετροι, κάντε κλικ στο Έναρξη εισαγωγής.

Ενημέρωση δεδομένων επαφής

Μπορείτε να ενημερώσετε τα στοιχεία των υπαρχουσών επαφών στο Kwiga CRM. Για παράδειγμα, αν αρχικά εισήχθησαν μόνο διευθύνσεις email, μπορείτε τώρα να προσθέσετε επιπλέον πεδία.

Για να αποφύγετε τα διπλότυπα, μην παραχωρείτε πρόσβαση στο προϊόν και μην στέλνετε email ενεργοποίησης. Αν μια διεύθυνση email υπάρχει ήδη στο CRM, το σύστημα θα ενημερώσει την επαφή αντί να την προσθέσει ξανά.

Μπορείτε να προσθέσετε ετικέτες σε συγκεκριμένους συμμετέχοντες συμπεριλαμβάνοντάς τες στο αρχείο. Για να προσθέσετε πολλές ετικέτες ταυτόχρονα, εισαγάγετέ τες χωρισμένες με κόμματα σε ένα κελί. Μπορείτε επίσης να δημιουργήσετε ένα προσαρμοσμένο πεδίο χρήστη και να εισαγάγετε τις απαιτούμενες πληροφορίες.

Σημείωση: Το Kwiga CRM επιτρέπει επίσης μαζικές ενέργειες σε όλες ή σε επιλεγμένες ομάδες επαφών.

Η εισαγωγή μαθητών στο Kwiga είναι ένας γρήγορος και εύχρηστος τρόπος για να μεταφέρετε τη βάση δεδομένων επαφών σας, να ρυθμίσετε την πρόσβαση και να αυτοματοποιήσετε τις ροές εργασίας. Μπορείτε να προσθέσετε μαθητές απευθείας σε ένα μάθημα ή να εισαγάγετε επαφές στο CRM για καμπάνιες email και τμηματοποίηση κοινού.

Οι ευέλικτες ρυθμίσεις, οι ετικέτες και τα προσαρμοσμένα πεδία σάς βοηθούν να οργανώσετε τα δεδομένα και να διαχειριστείτε αποτελεσματικά τη μαθησιακή διαδικασία. Όποια κι αν είναι η στρατηγική σας, η λειτουργία εισαγωγής του Kwiga απλοποιεί τη διαχείριση και εξοικονομεί χρόνο.