Consegna delle lettere: perché le lettere non arrivano e come risolvere il problema

Sulla piattaforma Kwiga è possibile inviare diversi tipi di lettere: mailing list regolari, lettere tramite automazione e messaggi di sistema (attivazione, conferma di pagamento, notifica di verifica delle pratiche, ecc.). Tuttavia, a volte le lettere non arrivano ai destinatari.

Che cos'è un bounce

Un bounce è un rifiuto di consegna di un'e-mail quando il server di posta non è in grado di recapitare il messaggio al destinatario.

Quando invii un'e-mail tramite Kwiga, questa arriva prima sui nostri server, poi viene inoltrata al server di posta del destinatario (Gmail, Outlook, ecc.). Se il server del destinatario non è in grado di accettare l'e-mail per qualsiasi motivo, invia un messaggio di ritorno con una spiegazione del problema. Questo messaggio è chiamato bounce. 

Di seguito esamineremo i diversi tipi di bounce e le cause più comuni per cui le e-mail non arrivano ai destinatari.

1. Bounce permanente (Hard Bounce)

Si tratta di un rifiuto definitivo della consegna: l'e-mail non verrà mai recapitata. Cause principali:

• Indirizzo e-mail inesistente: la causa più frequente

• Dominio inesistente: il dominio nell'indirizzo non esiste

• Mittente bloccato: il destinatario ha bloccato il tuo indirizzo

• Rifiuto da parte del server: il server di posta rifiuta definitivamente le lettere, ecc.

2. Rimbalzo temporaneo (Soft Bounce)

Si tratta di un problema temporaneo che può essere risolto. Cause principali:

• Casella di posta piena: il destinatario ha esaurito lo spazio

• Problemi temporanei del server: il server non è disponibile o è sovraccarico

• Dimensione eccessiva dell'e-mail: l'e-mail è troppo grande

• Filtri antispam: l'e-mail è finita nella cartella dello spam

• Problemi con il DNS: problemi temporanei con le impostazioni del dominio, ecc.

Perché l'e-mail non viene più inviata al cliente

Se in precedenza è stato registrato un bounce all'indirizzo e-mail del cliente, il sistema Kwiga interrompe automaticamente l'invio di e-mail a tale indirizzo. Si tratta di un importante meccanismo di protezione che opera nell'interesse di tutti gli utenti della piattaforma, in particolare degli altri tuoi studenti.

Quando si continua a inviare messaggi a indirizzi non funzionanti, i provider di posta elettronica iniziano a considerare l'utente come uno spammer. Ciò può comportare che i messaggi finiscano nella cartella spam anche dei clienti che li stanno aspettando.

Inoltre, ciò aiuta a rispettare le regole dei provider di posta elettronica. Gmail, Outlook e altri servizi possono bloccare il mittente che ignora i bounce e continua a inviare messaggi a indirizzi inesistenti. 

Come ripristinare l'invio

A volte la situazione può cambiare. Ad esempio, il cliente ha svuotato la casella di posta piena. In questi casi è possibile ripristinare l'invio dei messaggi.

Se il cliente ti ha comunicato che il problema è stato risolto, contatta il servizio di assistenza Kwiga. Indica l'indirizzo e-mail specifico per il quale è necessario ripristinare l'invio e descrivi cosa è stato fatto per risolvere il problema. Ad esempio: “Il cliente ha confermato di aver svuotato la casella di posta”.

Il servizio di assistenza analizzerà la situazione, verificherà la cronologia dei bounce e, se possibile, ripristinerà l'invio delle lettere all'indirizzo specificato.

Cosa fare se uno studente ha indicato un indirizzo e-mail errato al momento della registrazione è descritto in un articolo separato.

Controllo del database prima dell'importazione

Se hai intenzione di importare un database di indirizzi e-mail per le mailing list che hai raccolto nel corso del tempo, ti consigliamo di verificarne la qualità prima di caricarlo su Kwiga.

Prima dell'importazione, è opportuno eliminare gli indirizzi palesemente errati con errori di ortografia, senza il simbolo @ o con domini inesistenti. Per database di grandi dimensioni è utile utilizzare servizi speciali di convalida e-mail che verificano l'attualità degli indirizzi. 

Nota: Se necessario, potete anche contattare il servizio di assistenza Kwiga per ulteriori consigli sulla verifica del vostro database di contatti (potrebbe essere soggetto a costi aggiuntivi).