Consegna delle lettere: perché le lettere non arrivano e come risolvere il problema

Sulla piattaforma Kwiga puoi inviare diversi tipi di email: campagne regolari, email tramite automazione e messaggi di sistema (attivazione, conferma del pagamento, notifiche di revisione della pratica, ecc.). Ma a volte le email non raggiungono i destinatari.

Che cos'è un bounce (Bounce)

Un bounce è un errore di consegna che si verifica quando il server di posta non riesce a recapitare un messaggio al destinatario.

Quando invii un'email tramite Kwiga, questa passa prima dai nostri server e poi viene inoltrata al server di posta del destinatario (Gmail, Outlook, ecc.). Se il server del destinatario non può accettare l'email per qualsiasi motivo, invia un messaggio di ritorno che spiega il problema. Questo messaggio si chiama bounce. 

Di seguito esamineremo i diversi tipi di bounce e i motivi più comuni per cui le email non raggiungono i destinatari.

1. Bounce permanente (Hard Bounce)

Si tratta di un errore di consegna definitivo: l'email non verrà mai recapitata. Motivi principali:

• Indirizzo email inesistente – il motivo più comune

• Dominio inesistente – il dominio nell'indirizzo non esiste

• Mittente bloccato – il destinatario ha bloccato il tuo indirizzo

• Rifiuto del server – il server di posta rifiuta permanentemente le email, ecc.

2. Bounce temporaneo (Soft Bounce)

Si tratta di un problema temporaneo che può essere risolto. Motivi principali:

• Casella di posta piena – il destinatario ha esaurito lo spazio

• Problemi temporanei del server – il server non è disponibile o è sovraccarico

• Dimensione eccessiva dell'email – l'email è troppo grande

• Filtri antispam – l'email è finita nello spam

• Problemi DNS – problemi temporanei con le impostazioni del dominio, ecc.

Perché l'email non viene più inviata al cliente

Se in precedenza è stato registrato un bounce per l'indirizzo email di un cliente, il sistema Kwiga interrompe automaticamente l'invio di email a quell'indirizzo. Si tratta di un importante meccanismo di protezione che funziona nell'interesse di tutti gli utenti della piattaforma, compresi i tuoi altri studenti.

Quando continui a provare a inviare email a indirizzi non validi di questo tipo, i provider di posta iniziano a considerarti uno spammer. Questo può far sì che le tue email finiscano nello spam anche per i clienti che le stanno aspettando.

Inoltre, questo aiuta a rispettare le politiche dei provider di posta. Gmail, Outlook e altri servizi possono bloccare un mittente che ignora i bounce e continua a inviare email a indirizzi inesistenti. 

Come riprendere l'invio

A volte la situazione può cambiare. Ad esempio, un cliente ha svuotato la propria casella di posta piena. In questi casi, l'invio delle email può essere ripreso.

Se il cliente ti ha detto che il problema è stato risolto, contatta il Supporto Kwiga. Assicurati di specificare l'indirizzo email esatto per cui l'invio deve essere ripristinato e descrivi cosa è stato fatto per risolvere il problema. Ad esempio: “Il cliente ha confermato di aver svuotato la propria casella di posta.”

Il supporto analizzerà la situazione, controllerà la cronologia dei bounce e, se possibile, riprenderà l'invio delle email all'indirizzo specificato.

Cosa fare se uno studente ha inserito l'email sbagliata durante la registrazione è descritto in un articolo separato.

Controllo del database prima dell'importazione

Se prevedi di importare un database di email per campagne che raccogli da molto tempo, ti consigliamo vivamente di verificarne la qualità prima di caricarlo su Kwiga.

Prima dell'importazione, dovresti rimuovere gli indirizzi palesemente errati con refusi, senza il simbolo @ o con domini inesistenti. Per database di grandi dimensioni, è utile utilizzare servizi speciali di validazione email che verificano se gli indirizzi sono validi. 

Nota: Se necessario, puoi anche contattare il Supporto Kwiga per ulteriori консультации sulla verifica del tuo database di contatti (potrebbe essere addebitato separatamente).