Gestion des produits dans une fiche contact : ajout, clôture, modification de la date et suppression de l’accès

Les gestionnaires doivent souvent accorder manuellement à un contact l’accès à un cours : lorsqu’un paiement a été effectué en dehors de la plateforme, lorsque l’accès a été convenu personnellement avec l’apprenant, ou lorsqu’une erreur doit être corrigée après une commande infructueuse, etc. À cette fin, la fiche du contact comprend l’onglet Produits, où vous pouvez voir toutes les attributions d’accès actives ainsi que celles qui ont déjà été supprimées. Depuis cet endroit, vous pouvez rapidement accorder à un contact l’accès au cours ou au plan requis sans créer de commande individuelle.

Ajout d’un produit dans la fiche du contact

Pour accorder l’accès à un contact, ouvrez sa fiche et accédez à l’onglet Produits Si le contact n’a pas encore de produits, le sous-onglet Produits actifs sera vide, et c’est là que vous devez utiliser la section Accorder l’accès au produit en cliquant sur + Produit.

Dans la fenêtre modale qui s’ouvre, sélectionnez d’abord à quoi l’accès est accordé : un produit spécifique ou un plan spécifique.

 
Si vous sélectionnez la première option, la plateforme ouvrira une liste de tous les cours, bootcamps, groupes fermés, webinaires ou produits en dehors de Kwiga, où vous pouvez trouver celui requis et confirmer votre choix avec le bouton Enregistrer bouton.

Si vous sélectionnez immédiatement un plan spécifique, vous pouvez ignorer l’étape de sélection du produit : le système proposera immédiatement une liste de plans non liés à un cours spécifique. C’est plus rapide et particulièrement pratique lorsqu’un plan donne accès à plusieurs produits dans un package, car vous n’avez pas besoin de rechercher chaque produit séparément.

Ensuite, la fenêtre affichera le champ Format d’accès , dans lequel vous devez indiquer sous quel plan (ou quelle offre) l’accès est accordé. Une liste distincte de plans s’ouvre ici, où vous pouvez sélectionner une ou plusieurs options.

Une fois le produit et le plan sélectionnés, il ne reste plus qu’à indiquer le statut du paiement dans le champ Paiement de l’offre et, si nécessaire, à activer le commutateur Ajouter une transaction de paiement si ce paiement doit être inclus dans les rapports.
La langue de notification est définie automatiquement en fonction du profil du contact, et les commutateurs Accès au produit et Paiement réussi vous permettent de choisir les e-mails que le contact recevra. Le processus se termine par la case à cocher obligatoire Les données sont ajoutées avec le consentement de l’utilisateur, après quoi cliquez sur Enregistrer, et le produit apparaîtra parmi les produits actifs.

Après l’enregistrement, le produit apparaît dans l’onglet Produits actifs avec une fiche d’accès détaillée affichant :

• Nom du cours - avec un lien vers le produit lui-même.

• Ajouté - la date et l’heure auxquelles l’accès a été accordé, ainsi que l’utilisateur qui l’a fourni.

• Période d’accès - les dates de début et de fin de l’accès ; la date de fin peut être modifiée directement ici.

• Accès au contenu - le nombre de leçons déverrouillées, ainsi qu’un lien Statistiques de progression pour vérifier la progression de l’étudiant.

• Accès accordé via - l’offre et le numéro de commande via lesquels l’accès a été accordé ; si nécessaire, vous pouvez ajouter davantage d’accès à l’aide du bouton + Ajouter un accès.

Au-dessus de la fiche se trouve un panneau d’actions : Prolonger l’accès, Geler, Fermer l’accès et Supprimer l’accès.

Pour savoir comment utiliser la prolongation d’accès, consultez l’article Prolonger l’accès au produit, et pour le gel, consultez l’article Geler l’accès au produit. Ci-dessous, nous examinerons les actions Fermer l’accès et Supprimer l’accès.

Fermeture de l’accès au produit dans une fiche de contact

Pour révoquer immédiatement l’accès d’un contact à un produit sans supprimer l’enregistrement lui-même, cliquez sur Fermer l’accès dans le panneau d’actions.

La plateforme affichera un avertissement indiquant que la date de fin de l’accès sera remplacée par l’heure actuelle et que le participant perdra immédiatement l’accès au produit.

Après confirmation avec le bouton Confirmer:

• Période d’accès est mise à jour — la date de fin est remplacée par l’heure de fermeture et s’affiche en rouge.

• Accès au contenu indique que le contenu n’est plus disponible.

• L’indicateur à côté de l’offre dans le bloc Accès accordé via devient gris avec une marque rouge au lieu d’une verte.

• Les boutons Geler et Fermer l’accès disparaissent du panneau d’actions, ne laissant que Prolonger l’accès et Supprimer l’accès.
  
  

Le produit reste dans l’onglet Produits actifs — fermer l’accès ne le déplace pas vers les produits supprimés ; cela restreint uniquement la capacité du contact à utiliser le cours.

Modification de la date de fin d’accès

Vous pouvez modifier manuellement la date et l’heure de fin d’accès en cliquant sur la date dans le champ Période d’accès.

Le calendrier Modifier la date de fin d’accèss’ouvrira ; vous pourrez y sélectionner une nouvelle date, heure et un nouveau fuseau horaire, puis enregistrer les modifications en cliquant sur Enregistrer.

Remarque: Gardez à l’esprit que prolonger l’accès de cette manière ne dispense pas du paiement des échéances obligatoires du produit. Si le contact a perdu l’accès en raison du non-paiement d’une échéance obligatoire, il est préférable de définir une Période de grâce pour le paiement requis afin de rétablir temporairement l’accès. La période de grâce est la période suivant l’échéance d’un paiement pendant laquelle l’utilisateur conserve l’accès au produit et peut effectuer le paiement sans perdre l’accès. Une fois cette période terminée, l’accès sera suspendu. Si aucune période de grâce n’est définie, l’accès sera suspendu dès que le paiement devient en retard.

Après l’enregistrement, la nouvelle date apparaîtra immédiatement dans la fiche du contact, dans le champ Période d’accès.

Suppression de l’accès dans la fiche du contact

Pour supprimer complètement le produit du contact, cliquez sur Supprimer l’accès dans le panneau d’actions.
La plateforme vous avertira que le produit sera supprimé du contact et affichera le nom du produit supprimé : le contact y perdra l’accès et ne le verra plus dans son compte.

Après confirmation en cliquant sur Oui, supprimer le produit disparaît du sous-onglet Produits actifs et est déplacé vers le Produits supprimés.

Restauration de l’accès à un produit dans la fiche contact

Pour restaurer l’accès d’un contact à un produit supprimé, accédez au sous-onglet Produits supprimés et cliquez sur Restaurer l’accès à côté de l’entrée concernée.

La plateforme affichera une confirmation avec le nom du participant, le nom du produit et la date de fin d’accès qui sera restaurée.

Après confirmation avec le bouton Restaurer , le produit réapparaîtra parmi les Produits actifs avec la même période d’accès et la même quantité de contenu déverrouillé qu’avant la suppression.
Dans l’ensemble, l’onglet Produits de la fiche contact vous permet de gérer manuellement les accès avec flexibilité : accorder directement l’accès à un cours ou à un plan spécifique, révoquer temporairement l’accès sans perdre l’entrée, ajuster la date de fin et, si nécessaire, supprimer complètement un produit et le restaurer tout aussi facilement.

C’est un outil pratique pour un gestionnaire lorsque des problèmes d’accès doivent être résolus rapidement sans créer de nouvelle commande.