Entrega de cartas: por qué no llegan las cartas y cómo solucionarlo

En la plataforma Kwiga, puede enviar diferentes tipos de cartas: envíos habituales, cartas a través de automatizaciones y mensajes del sistema (activación, confirmación de pago, notificaciones de verificación de prácticas, etc.). Pero a veces las cartas no llegan a los destinatarios.

¿Qué es un rebote (Bounce)?

Un rebote es un rechazo en la entrega de un correo electrónico cuando el servidor de correo no puede entregar el mensaje al destinatario.

Cuando envías un correo electrónico a través de Kwiga, primero llega a nuestros servidores y luego se transfiere al servidor de correo del destinatario (Gmail, Outlook, etc.). Si el servidor del destinatario no puede aceptar el correo por cualquier motivo, devuelve un mensaje con una explicación del problema. Este mensaje se denomina «rebote» (bounce). 

A continuación, veremos los diferentes tipos de rebotes y las razones más comunes por las que los correos no llegan a los destinatarios.

1. Bounce permanente (Hard Bounce)

Se trata de un rechazo definitivo de la entrega: el correo nunca se entregará. Principales causas:

• Dirección de correo electrónico inexistente: la causa más frecuente

• Dominio inexistente: el dominio de la dirección no existe

• Remitente bloqueado: el destinatario ha bloqueado tu dirección

• Rechazo por parte del servidor: el servidor de correo rechaza definitivamente los correos, etc.

2. Rebote temporal (Soft Bounce)

Se trata de un problema temporal que se puede resolver. Principales causas:

• Buzón de correo lleno: el destinatario no tiene espacio

• Problemas temporales del servidor: el servidor no está disponible o está sobrecargado

• Tamaño del correo demasiado grande: el correo es demasiado grande

• Filtros de spam: el correo ha ido a parar a la carpeta de spam

• Problemas con el DNS: problemas temporales con la configuración del dominio, etc.

Por qué el correo ya no se envía al cliente

Si anteriormente se ha registrado un rebote en la dirección de correo electrónico del cliente, el sistema Kwiga deja de enviar automáticamente correos a esa dirección. Se trata de un importante mecanismo de protección que funciona en interés de todos los usuarios de la plataforma, en particular de tus otros alumnos.

Si intentas enviar correos constantemente a direcciones que no funcionan, los proveedores de correo electrónico empezarán a considerarte un spammer. Esto puede hacer que tus correos acaben en la carpeta de spam incluso de aquellos clientes que los están esperando.

Además, esto ayuda a cumplir las normas de los proveedores de correo electrónico. Gmail, Outlook y otros servicios pueden bloquear al remitente que ignora los rebotes y sigue enviando correos a direcciones que no existen. 

Cómo reanudar el envío

A veces, la situación puede cambiar. Por ejemplo, el cliente ha limpiado su buzón de correo, que estaba lleno. En estos casos, se puede reanudar el envío de los correos.

Si el cliente le ha informado de que el problema se ha solucionado, póngase en contacto con el servicio de asistencia de Kwiga. Asegúrese de indicar la dirección de correo electrónico específica para la que desea reanudar el envío y describa lo que se ha hecho para solucionar el problema. Por ejemplo: «El cliente ha confirmado que ha vaciado su buzón».

El servicio de asistencia analizará la situación, comprobará el historial de rebotes y, si es posible, reanudará el envío de correos electrónicos a la dirección indicada.

Qué hacer si un alumno ha indicado una dirección de correo electrónico incorrecta al registrarse, se describe en un artículo aparte.

Comprobación de la base de datos antes de la importación

Si tiene previsto importar una base de datos de direcciones de correo electrónico para envíos masivos que ha recopilado durante mucho tiempo, le recomendamos que compruebe su calidad antes de cargarla en Kwiga.

Antes de la importación, es conveniente eliminar las direcciones claramente incorrectas con errores ortográficos, sin el símbolo @ o con dominios inexistentes. Para bases de datos grandes, es útil utilizar servicios especiales de validación de correo electrónico que comprueban la validez de las direcciones. 

Nota: Si es necesario, también puede ponerse en contacto con el servicio de asistencia de Kwiga para obtener asesoramiento adicional sobre la verificación de su base de datos de contactos (puede cobrarse por separado).